Um número de folha de pagamento é uma informação específica usada no sistema de folha de pagamento de uma empresa. O número permite que uma empresa rastreie os funcionários através do uso do número, em vez de um nome ou outro identificador. Normalmente, é uma informação interna que a empresa cria usando seu software de folha de pagamento. A empresa pode criar sua própria combinação de letras e números ou permitir que o software crie números por conta própria. A criação de um número deve incluir figuras que permitam à empresa diferenciar entre funcionários com base apenas no número.
A maioria dos serviços ou software de folha de pagamento permite que uma empresa crie seu próprio número de folha de pagamento para cada funcionário. Devido a essa flexibilidade, a empresa deve considerar o uso de um prefixo descritivo para cada grupo de funcionários. Uma opção, por exemplo, é usar três dígitos ou letras para definir o departamento. As letras ACC ou os números 200 podem representar o departamento contábil; PRO ou 300 pode ser o departamento de produção. Também podem existir subgrupos nessas categorias se a empresa decidir usar um número.
Depois que uma empresa decide o prefixo do número da folha de pagamento, os números restantes geralmente ficam em ordem. Por exemplo, ACC00001 pode ser o ponto de partida para números de folha de pagamento no departamento de contabilidade. A segunda metade do número pode conter quantos dígitos forem necessários para cobrir todos os funcionários do departamento. Cada número para todos os departamentos geralmente possui a mesma combinação de letras e números. É necessário ter o mesmo tamanho de combinação para evitar confundir o sistema da folha de pagamento.
O departamento de recursos humanos geralmente é responsável por criar esse número. Em alguns casos, o departamento de recursos humanos pode precisar da aprovação do proprietário ou da gerência executiva ao atribuir números. Isso permite que proprietários e executivos tenham voz nas informações que residem na folha de pagamento. A alta gerência também pode ter informações sobre como criar números ou o uso deles na empresa. A aprovação também pode ser necessária se a empresa estiver configurando um novo departamento no sistema de folha de pagamento.
Uma empresa que usa um serviço de terceirização de folha de pagamento pode não precisar criar um número de folha de pagamento. A empresa terceirizada fará isso por conta própria, com base em seu sistema de folha de pagamento. As empresas simplesmente inserem um número da folha de pagamento que corresponde ao número da folha de pagamento da empresa terceirizada. O serviço de folha de pagamento lida com a maior parte das tarefas da folha de pagamento, dando a eles a capacidade e a liberdade de criar números de folha de pagamento. Toda correspondência e informações sobre um funcionário geralmente requerem o uso desse número.
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