Criar um orçamento de TI pode levar mais tempo e reflexão do que outros itens do seu plano fiscal para o próximo ano. Embora alguns custos sejam fixos, muitos terão que ser estimados. Por exemplo, despesas como acesso à Internet são fáceis de orçar, porque você provavelmente terá uma taxa fixa bloqueada. Os custos de reparo e manutenção geralmente precisam ser estimados, porque você nunca sabe que equipamento quebrará ou precisará de atualização . Planeje gastar mais tempo com seu orçamento de TI, pois isso pode ajudar a evitar surpresas desagradáveis nos próximos trimestres.
Os itens mais fáceis do seu orçamento de TI são os custos fixos. Esses são os itens que você conhece e podem apresentar um valor quase exato. Itens de custo fixo geralmente incluem serviços de telefone, Internet e fax. Se você tiver um site, poderá descobrir as taxas de hospedagem de seu domínio para o próximo ano. Você desejará descobrir os itens mais caros do seu orçamento de TI. Tente determinar se você precisará de novos computadores, servidores de rede ou outras atualizações de tecnologia. Certifique-se de incluir todas as atualizações de tecnologia que você espera, bem como atualizações de software. Se você precisar contratar um especialista para instalar qualquer uma das novas atualizações, inclua fundos adequados para o trabalho.
Manutenção e reparo são outra faceta importante nos orçamentos de TI. Embora você não possa prever quando uma peça de tecnologia será quebrada, tenha certeza de que isso acontecerá em algum momento do seu ciclo de vida. Certifique-se de errar com cautela quando se trata de custos de manutenção e reparo no seu orçamento de TI. Inclua dinheiro que será reservado para pagar por peças e dinheiro para pagar o salário de um técnico, se necessário. Para cada item que você incluir no seu orçamento, verifique primeiro os custos do ano fiscal anterior para ajudá-lo a fazer melhores estimativas.
Seu orçamento de TI também deve incluir salários para todos os funcionários que trabalham em tecnologia da informação para você. Se algum funcionário espera aumentos salariais, faça um orçamento para isso. Se você possui um departamento de TI, pode ser necessário contabilizar horas extras, pois pode não ser conveniente realizar atualizações ou outras tarefas de manutenção durante o horário comercial normal. Não se esqueça de adicionar uma almofada para novos mandatos do governo, como taxas e custos adicionais para o seguro de saúde.
Inteligente de ativos.