Um ponto de reabastecimento é o nível em que um item específico encontrado em um inventário deve ser reabastecido por meio da realização de um pedido com um fornecedor. Também conhecido como ROP, esse ponto de reordenamento geralmente é determinado usando vários métodos que garantem que o item seja entregue antes que seja necessário para qualquer finalidade. Os agentes de compras e os funcionários de suprimentos também costumam observar atentamente o número de unidades necessárias para cada pedido, mantendo efetivamente os materiais disponíveis, no que é conhecido como quantidade econômica do pedido, ou EOQ.
Dois fatores principais estão envolvidos na definição do ponto de reabastecimento para qualquer produto. Um tem a ver com o uso. Por exemplo, uma fábrica pode usar vários conjuntos de máquinas que utilizam um componente específico. Para se preparar para possíveis quebras desses conjuntos, pode ser tomada a decisão de manter peças de reposição suficientes à mão para fazer reparos em pelo menos sessenta por cento dessas máquinas. Supondo que esse número se baseie em experiências anteriores, onde não mais da metade das máquinas exigia a substituição da peça em um curto período de tempo, definir o ponto de reabastecimento para proteger um pouco mais os negócios das perdas incorridas devido a uma redução no tempo de produção.
Juntamente com o uso, a definição de um ponto de reabastecimento também exige a compreensão de quanto tempo passará entre a colocação do pedido e a entrega. Para itens de rotina que geralmente são mantidos em estoque, o tempo de espera pode não ser superior a alguns dias úteis. Caso o item em questão seja um pouco exclusivo, o fornecedor pode levar várias semanas para produzir e enviar o número de unidades solicitadas. Para minimizar o potencial de reduzir as operações durante esse período de espera, o ponto de reabastecimento é definido para disparar quando ainda há uma quantidade maior de unidades disponíveis que podem ser solicitadas se necessário antes da chegada da remessa.
Muitas empresas estabeleceram o ponto de reabastecimento para vários suprimentos manualmente. Às vezes, isso envolvia o uso de fórmulas para determinar o uso médio por um período de meses e o tempo médio de entrega associado a cada item do inventário. Atualmente, as empresas geralmente usam software de inventário com capacidade para analisar todos os lançamentos de recebimentos e distribuições de itens do inventário e ajustar cada ponto de reabastecimento de itens, conforme necessário. Quando o software funciona com eficiência, são mantidos níveis de estoque que garantem a disponibilidade de suprimentos suficientes, mas também mantêm o valor geral do estoque o mais baixo possível, um recurso que ajuda a minimizar a carga tributária dos negócios.
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