O software de modelagem de processos de negócios é caro para comprar e requer treinamento, tempo e esforço para implementar. O software deve servir a organização por vários anos. O uso do software afetará o processo de negócios da organização. É importante que as organizações avaliem cuidadosamente suas necessidades técnicas, funcionais e de suporte e comparem as ofertas de vários fornecedores de software de modelagem de processos de negócios para escolher a que oferece o melhor valor.
Uma organização pode desejar primeiro estabelecer uma equipe de avaliação de software para processos de pequenas empresas para determinar as necessidades da organização e desenvolver uma solicitação de proposta (RFP). A equipe pode ser composta por gerentes e funcionários com uma ampla experiência nas áreas que serão afetadas pelo software. Uma RFP produzida por essa equipe pode ser enviada a alguns fornecedores selecionados que parecem capazes de atender aos requisitos da organização.
A equipe de avaliação considerará os recursos e a funcionalidade do software e os comparará com as necessidades da organização. Os tipos e formatos dos modelos produzidos serão importantes. A capacidade de gerar código a partir dos modelos para o desenvolvimento de aplicativos de software pode ser crítica em algumas situações. Se modelos de processo forem usados no desenvolvimento de software, os modelos gerados pelo novo sistema deverão ser compatíveis. Outros recursos que podem ser avaliados incluem relatórios, gerenciamento de documentos, construtores de formulários, mecanismos de regras de negócios e gerenciamento de usuários.
Um servidor de processos de negócios é um software especial que pode oferecer a capacidade de usar os modelos de processos no design de fluxos de trabalho. Tecnologia e humanos interagem com os fluxos de trabalho para gerenciar suas atividades. Se essa funcionalidade for necessária, ela poderá afetar a avaliação do software.
Em alguns casos, o software de modelagem deve atender a certos padrões do setor, como a Notação de modelagem de processos de negócios. Os padrões informais podem incentivar certos produtos de software de modelagem de processamento de negócios a serem bem aceitos em determinados setores. A equipe de avaliação pode querer considerar o software que foi implementado com sucesso em seu setor.
O suporte ao software, durante a implementação e após a instalação, pode ser uma consideração vital. O software de modelagem de processos de negócios pode ser complexo para implementar e manter. A equipe de avaliação desejará determinar se o suporte de um fornecedor de software é adequado às necessidades da organização.
Algumas organizações poderão usar um software específico como está, enquanto outras podem precisar personalizá-lo. A equipe de avaliação deve considerar se a personalização será necessária para atender aos requisitos da organização. A personalização aumenta as despesas antecipadamente e pode aumentar os custos no futuro durante a atualização. Geralmente, é mais barato evitar personalizar o software.
O custo do software será uma consideração importante. Isso deve ser avaliado não apenas em termos de despesa inicial, mas também deve ser responsável pelo custo de propriedade vitalício. Alguns fatores no custo vitalício podem incluir licenças de assentos, manutenção, personalizações e renovações anuais de licenças.
A escolha do melhor software de modelagem de processos de negócios pode ajudar a organização a melhorar seu retorno do investimento (ROI). O software de modelagem de processos de negócios permite que a organização capture e mapeie seu processo de negócios atual. Quando uma iniciativa de reprojeto de processos de negócios é realizada, ela pode resultar em otimização de processos de negócios. O software de modelagem de processos de negócios é um componente essencial do gerenciamento de processos de negócios, que também incorpora o mapeamento e o monitoramento de processos de negócios.
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