A obtenção de um passaporte diplomático geralmente requer um requerimento, fotos do passaporte e pedidos ou uma declaração descrevendo a necessidade de tal documentação. Na maioria dos países, esses documentos são emitidos para funcionários do governo e seus dependentes autorizados que estão viajando ou designados para o exterior a negócios oficiais do Estado. A organização patrocinadora ou agência governamental normalmente solicita e recebe o passaporte de um indivíduo. Esses passaportes são gratuitos e só podem ser usados em viagens ao exterior como parte das obrigações oficiais do titular.
O processo de solicitação de passaporte diplomático pode variar de país para país. Os candidatos geralmente são empregados por seus governos ou são membros imediatos da família ou assistentes autorizados de tal funcionário. Passaportes diplomáticos são emitidos para funcionários do governo que precisam viajar para o exterior para cumprir suas funções oficiais. Como resultado, o processo de inscrição geralmente inclui uma entrevista com o secretário de estado ou agência emissora.
Os candidatos geralmente começam o processo de inscrição preenchendo um formulário de passaporte. Fotografias de passaporte, bem como comprovantes de cidadania e outros documentos de identificação também podem ser solicitados. Os titulares raramente solicitam e recebem seus passaportes como indivíduos. A solicitação geralmente é enviada em nome do candidato pela agência governamental patrocinadora, como os militares. Nos Estados Unidos, as solicitações também podem ser feitas por meio do representante federal do Congresso do candidato.
A posse de um passaporte diplomático não concede nem garante imunidade diplomática ou viagens sem visto. A imunidade diplomática ou a liberdade de processo ao abrigo das leis do país anfitrião não é concedida pelo país de origem do titular, mas sim pelo país anfitrião. Este privilégio é concedido com o entendimento de que a imunidade será concedida aos diplomatas do país anfitrião reciprocamente. A Convenção de Viena sobre Relações Diplomáticas fornece a estrutura legal para relações diplomáticas e foi ratificada por 187 nações em 2011. Algumas nações ainda não ratificaram o tratado, enquanto outras reconhecem apenas algumas disposições.
Os indivíduos portadores de passaporte diplomático, bem como seus dependentes autorizados, geralmente precisam obter vistos diplomáticos se estiverem viajando a negócios oficiais do governo. Quem viaja como turista, por exemplo, não precisa de visto diplomático. Os vistos diplomáticos são normalmente reservados para aqueles que representam seus governos nacionais, em vez de entidades estaduais, provinciais ou locais.
Na maioria dos casos, os vistos diplomáticos devem ser obtidos antes da viagem e requerem uma entrevista com um funcionário consular. Quaisquer dependentes, atendentes ou funcionários autorizados que viajarão com o representante do governo também são frequentemente entrevistados. Os militares também podem se qualificar para vistos diplomáticos em certas circunstâncias, como quando estão em treinamento militar.
Existem empresas online que afirmam ser capazes de garantir passaportes diplomáticos e nomeações diplomáticas por uma grande taxa. Eles geralmente oferecem cargos e passaportes de países africanos e oceânicos. Alguns prometem garantir embaixadores ou outros cargos como ministro, cônsul ou adido.
Esses serviços são geralmente fraudulentos porque a documentação diplomática e as nomeações para agências de passaporte não exigem taxas para indivíduos qualificados. A menos que o titular seja um funcionário público oficial que exija documentação para viajar no cumprimento de suas funções, os indivíduos não precisam e não devem receber passaportes ou vistos diplomáticos. Viajar com credenciais diplomáticas obtidas de forma fraudulenta pode incorrer em severas penalidades legais.