Uma empresa normalmente prepara demonstrações contábeis mensais para avaliar sua posição financeira atual. Essas declarações incluem a demonstração do resultado, o balanço patrimonial e a demonstração dos fluxos de caixa. As duas primeiras declarações podem incluir uma divulgação financeira para certos grupos de informações. Para fazer uma divulgação financeira, uma empresa precisa separar as notas em certos grupos, fornecer uma declaração curta para o item e incluir cálculos ou exemplos necessários, se necessário. As normas contábeis nacionais podem exigir mais informações nas divulgações.
Os principais tipos de declarações financeiras incluem um resumo das políticas contábeis significativas, eventos subsequentes, eventos ou transações notáveis e declarações da administração sobre certos aspectos do negócio. Esses grupos são razoavelmente padronizados e geralmente contêm as informações adicionais exigidas pelas partes interessadas para tomar decisões. No entanto, o texto para cada grupo costuma ser flexível. As empresas simplesmente precisam criar declarações para quaisquer itens que se qualifiquem para as divulgações; uma empresa não pode ter um de cada tipo. Os controladores ou gerentes de contabilidade devem assinar o extrato antes de sua divulgação.
A declaração curta em cada divulgação financeira precisa descrever com precisão o evento ou transação. Por exemplo, um resumo de políticas contábeis significativas geralmente se concentra na avaliação ou baixa de estoque, entre outros itens. A empresa precisa descrever as políticas contábeis que afetam a maior parte de suas demonstrações financeiras. As transações subsequentes ou eventos dignos de nota serão de natureza semelhante. A declaração precisa descrever qual transação vai ocorrer ou ocorreu, quais serão os efeitos e por que ela é significativa.
Cálculos ou exemplos também são comuns em alguns tipos de demonstrações financeiras. A maioria dos relatórios contábeis simplesmente dita o saldo final ou o valor de cada conta do razão geral. Os cálculos são necessários para mostrar como a empresa calcula certas informações e por que os cálculos resultam na declaração mais precisa. O cálculo deve ser uma pequena exibição incluída após a verborragia na divulgação financeira. Os contadores geralmente fornecem os cálculos de seus papéis de trabalho.
As empresas de capital aberto costumam ser os maiores usuários das demonstrações financeiras. Eles devem divulgar as informações a fim de informar as partes interessadas sobre determinados aspectos da empresa. As agências governamentais também podem ter interesse nessas declarações. Por exemplo, agências governamentais podem verificar se as empresas estão contabilizando corretamente determinados itens. Outras vezes, as partes interessadas externas procuram as expectativas da administração sobre certas transações que ocorrerão agora ou no futuro que podem ser prejudiciais para a empresa.