Para fazer o processamento de cheques funcionar, normalmente ocorrem várias transações separadas. A primeira etapa do processo ocorre quando um cheque é autorizado pela pessoa ou entidade indicada na conta corrente. O banco que opera a conta corrente normalmente confirma o número de encaminhamento do banco do cheque, o número da conta corrente e o valor do cheque fornecido pela pessoa ou entidade. Após a verificação do cheque, uma empresa de processamento de pagamentos encaminha os fundos para a conta comercial do comerciante. Embora alguns comerciantes tenham seus próprios sistemas de processamento de cheques, alguns decidem usar um sistema de terceiros para facilitar a transação do início ao fim.
Normalmente, uma pessoa ou entidade efetua um pagamento de uma das três formas por meio de cheque. Quando uma transação é conduzida pessoalmente, o cliente usa um cheque em papel que o balconista processa no local. Em algumas situações, os clientes optam por enviar os pagamentos em cheque pelo correio, com o processo de transação a funcionar da mesma forma como se o pagamento fosse recebido pessoalmente. Outra forma de pagar por uma transação em cheque é por meio de uma transação online em que o valor da compra é sacado da conta com base em números de roteamento e de conta corrente.
O processo é praticamente o mesmo, quer o pagamento com cheque seja feito pessoalmente, por correio ou online. O número do banco roteador, o número da conta corrente e o valor da compra passam por sistema eletrônico. A transação de pagamento geralmente é lançada no extrato bancário do cliente com o número do cheque ou um código de identificação que indica que um pagamento em cheque eletrônico foi processado.
O tempo que leva para o processamento do cheque funcionar pode variar dependendo de variáveis como o comerciante, a instituição bancária e a sofisticação da transação de processamento. A transação de processamento de cheque normalmente é concluída na conta de um cliente dentro de um a três dias. Esse processo pode demorar mais entre o estabelecimento e o sistema de terceiros, no entanto.
O procedimento para processamento de cheques geralmente depende da sofisticação do sistema de processamento de cheques. Às vezes, o valor do pagamento é processado instantaneamente. Em outros casos, a empresa de processamento pode reter os fundos até que a transação de pagamento seja concluída. Para outros sistemas que não processam a transação instantaneamente nem colocam uma retenção nos fundos, o processo pode levar até três dias para ser concluído.
O banco pode autorizar ou negar o pagamento. Isso pode depender dos acordos financeiros entre o banco e o cliente. Quando o cliente e o banco não têm um pré-acordo para cobrir os pagamentos, fundos insuficientes podem resultar em um débito contra o comerciante. Normalmente, a empresa de processamento de pagamentos cobra do comerciante uma taxa pelo item devolvido.
Alguns clientes podem ter cheque especial, que autoriza o banco a aprovar um pagamento embora a conta não tenha fundos suficientes. Geralmente, a transferência de fundos de uma conta separada para cobrir o valor, junto com taxas de processamento adicionais. O método de processamento de cheques normalmente não mudará da perspectiva do sistema de terceiros.
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