Muitos funcionários de escritório, seja em casa ou em uma empresa, têm uma tarefa que consideram difícil: encontrar tempo e / ou disposição para organizar uma mesa. A mesa de uma pessoa geralmente é uma ilha de individualidade no escritório, e fazer um esforço para organizá-la pode ser assustador. Para organizar uma mesa, uma pessoa precisa ter certeza do que é realmente necessário, estar disposta a jogar fora o desnecessário e criar um sistema para manter a mesa arrumada.
Um grande obstáculo que muitas pessoas enfrentam ao tentar organizar uma mesa é a falta de espaço de armazenamento. Para funcionários de escritório que precisam manter registros ou material de “caixa de saída” por um período de tempo, o espaço de armazenamento é fundamental. No entanto, se simplesmente não puder ser adquirido, uma boa solução é uma caixa de armazenamento elegante que pode ficar discretamente embaixo da mesa. Deve, entretanto, ser “eliminado” ocasionalmente, para remover material desnecessário, abrindo espaço para registros mais recentes.
Um arquivo empilhado é uma bênção para aqueles que têm pouco espaço de armazenamento e estão tentando organizar uma mesa. Um arquivo de empilhamento é uma série de plataformas anexadas a uma única base. Muitos têm de seis a oito plataformas para várias categorias de materiais. Um arquivo empilhado é uma ótima caixa de entrada, já que o funcionário pode colocar as mãos em arquivos específicos mais rapidamente. Como um arquivo de empilhamento é vertical, ele não ocupa mais espaço na mesa do que uma única caixa de entrada, o que o torna ideal para economizar espaço.
Os materiais usados com mais frequência devem ser colocados perto do trabalhador. O telefone, a caneta e o porta-lápis devem estar à mão, junto com um bloco de notas, para anotar números ou outras informações. No entanto, esses itens não devem interferir no uso do teclado ou mouse do computador. Um pequeno calendário de mesa, em vez de um bloco de calendário, pode ser melhor para quem está tentando organizar uma mesa de proporções menores. Aqueles com mais espaço na mesa podem querer um grande calendário de mesa.
Uma pequena caixa ou arquivo deve sempre estar disponível para documentos diversos, correspondências e outros itens. No entanto, deve ser limpo pelo menos duas vezes por mês. Itens não usados com frequência, mas ainda necessários, devem ser transferidos para uma gaveta da mesa.
O trabalhador de escritório deve procurar organizar uma mesa de maneira que lhe dê o máximo de eficiência. Algumas lojas de material de escritório até vendem organizadores de mesa para ajudar os trabalhadores nesse propósito. Isso é útil se o trabalhador tiver espaço na mesa para acomodar o organizador. A melhor maneira de organizar uma mesa, no entanto, é reduzir ao mínimo os eflúvios. Isso significa descartar tudo o que não for usado em mais de um mês ou qualquer coisa que provavelmente nunca será usada novamente. Mesmo as gavetas da mesa devem ser limpas ocasionalmente. Por mais demorado que seja, organizar uma mesa economizará tempo a longo prazo e ajudará o funcionário a ser mais eficiente.