Uma carta de absentismo deve especificar o motivo do aviso e as datas específicas em que um funcionário deixou de trabalhar. A listagem do resultado desejado avisa o funcionário que a empresa espera que o atendimento melhore. Esse aviso geralmente explica as consequências de repetidas ausências não justificadas do trabalho e inclui um comentário indicando a crença de que o problema pode ser resolvido. Uma carta de ausente pode descrever questões no passado de natureza semelhante.
Algumas empresas preferem uma reunião cara a cara com um funcionário que está com muito trabalho faltando, como o passo inicial antes que uma carta de absentismo seja publicada. Entregar ao trabalhador uma cópia de seu registro de presença documenta ausências excessivas e pode ser a única ação necessária para resolver o problema. Uma reunião também oferece ao funcionário a chance de explicar as circunstâncias no trabalho ou em sua vida pessoal, causando absentismo.
Às vezes, uma carta de absenteísmo oferece aconselhamento ao funcionário ou solicita que ele concorde com um exame médico. Esta carta deve permanecer profissional e não incluir nenhuma opinião pessoal do trabalhador. O motivo da carta deve ser declarado, juntamente com as possíveis consequências, se a freqüência ao trabalho não melhorar. Se uma política da empresa regula a participação dos funcionários, a política pode ser mencionada na carta de absentismo.
Se um funcionário continuar a faltar ao trabalho sem justa causa, uma segunda carta poderá ser redigida com mais severidade. Pode observar avisos anteriores e falta de melhoria na taxa de participação do funcionário. A ameaça de rescisão geralmente aparece nesta carta de absentismo. As evidências de falta de comparecimento devem ser claramente descritas neste aviso, juntamente com todos os esforços do empregador para resolver o problema.
As pessoas perdem o trabalho por diferentes razões, incluindo doenças e lesões. Essas condições geralmente estão fora do controle do trabalhador e são aceitas como razões legítimas para faltas. Algumas empresas pedem provas ao médico se problemas médicos impedem uma pessoa de trabalhar, especialmente se a ausência cobrir um longo período de tempo. Quando um funcionário freqüentemente perde o trabalho por razões que ele ou ela pode controlar, geralmente exige uma ação disciplinar progressiva.
O absenteísmo habitual pode ser definido na política da empresa, mas geralmente envolve ausências de um dia que ocorrem com frequência. A gerência normalmente calcula o número total de dias que um funcionário não apareceu por um período prolongado. Esse número pode ser comparado com a taxa de participação de outros funcionários para determinar se as ausências são excessivas.
A ação final comumente tomada para lidar com o absenteísmo crônico pode vir como uma carta de rescisão. Esta carta deve observar claramente que um funcionário não conseguiu corrigir sua presença após avisos. Uma carta de rescisão normalmente pede que o funcionário entregue chaves, equipamentos, uniformes e qualquer outra propriedade pertencente à empresa. Geralmente inclui uma data efetiva e um prazo para devolução da propriedade.
O absenteísmo afeta colegas no local de trabalho que podem cobrir tarefas normalmente realizadas por colegas de trabalho ausentes. Quando isso acontece repetidamente, pode gerar ressentimento e afetar o moral. Os impactos financeiros podem incluir o pagamento de horas extras para que alguém faça o trabalho geralmente realizado pelo funcionário ausente. O absenteísmo também pode afetar a produtividade e interromper os cronogramas.
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