Receber reclamações anônimas, seja de clientes ou colegas de trabalho, costuma fazer parte da administração de uma empresa. Essas reclamações anônimas podem abranger uma série de questões, desde insatisfação com o produto ou denúncias até algumas que não valem a pena abordar. Outros são criados por funcionários descontentes que estão tentando iniciar rumores ou fazer com que outro trabalhador seja demitido injustamente. Embora algumas queixas possam ser descartadas, a maioria deve ser investigada para determinar se são legítimas ou se alguém tem segundas intenções. Essas reclamações podem ajudar uma empresa ou danificar sua infra-estrutura, dependendo de como o gerente as lida.
Quando um gerente recebe reclamações anônimas, ele ou ela não deve pular a bordo e acreditar imediatamente em tudo o que a reclamação diz sem prova. Cada reclamação deve ser tratada com algum ceticismo, e os possíveis motivos da pessoa desconhecida que faz a reclamação devem ser determinados o máximo possível. Identificar a origem da reclamação pode ajudar com isso, porque algumas pessoas podem realmente querer ajudar os negócios, enquanto outras podem ficar com raiva e querer colocar outro trabalhador em apuros. Se a reclamação parecer real ou a situação apresentada for grave, o gerente deve definitivamente investigar a reclamação.
A investigação de reclamações anônimas é feita para descobrir se a reclamação tem algum fato ou validade real e para determinar se a situação requer intervenção. Isso pode ser feito perguntando o alvo da reclamação ou buscando fatos nos registros ou gravações da empresa. Se a reclamação for real ou parecer real, o gerente deverá conversar confidencialmente com o alvo.
Mesmo que as queixas anônimas pareçam reais, alguns fatos podem não estar corretos. O alvo deve ter a chance de dizer o que pensa da situação ou de dar a sua opinião sobre o que a reclamação está abordando. Isso pode mostrar que alguém cometeu erros ou que outros também são culpados. Demitir ou punir um funcionário sem conhecer toda a história pode levar a ações judiciais por rescisão ou punição injusta.
Se forem necessárias medidas, o gerente deve arquivar imediatamente a investigação e todos os fatos descobertos. O gerente também deve escrever um memorando detalhando o que aconteceu com o funcionário, caso seja apresentado em tribunal. Se o funcionário estiver zangado com as medidas tomadas e quiser entrar com uma ação, manter as evidências arquivadas pode ajudar a impedir que qualquer dano seja concedido ou a ação judicial fora do tribunal.
Inteligente de ativos.