Uma carta de satisfa??o do cliente deve incluir informa??es detalhadas sobre a situa??o e a resolu??o desejada, seja um elogio a um funcion?rio que foi al?m ou a substitui??o de um produto com defeito. As cartas de feedback dessa natureza devem ser concisas, pois o pessoal pode precisar ler um grande n?mero em qualquer dia. Tamb?m ? importante fornecer informa??es de contato para que a empresa possa responder.
Se uma experi?ncia foi positiva ou negativa, ajuda a fornecer o m?ximo de informa??es poss?vel, incluindo a data, hora e local do evento. A carta de satisfa??o do cliente tamb?m deve detalhar a transa??o que ocorreu e nomear os funcion?rios envolvidos, se poss?vel. Qualquer outra informa??o relevante deve ser inclu?da para que a empresa tenha uma vis?o geral completa do que aconteceu e de quem esteve envolvido.
No caso de uma carta de reclama??o em que o desejo ? reclamar sobre um problema e obter uma resolu??o, pode ajudar a discutir o que foi feito na ?poca. Uma carta de satisfa??o do cliente pode indicar que o cliente solicitou assist?ncia ao supervisor, por exemplo, ou apontou um problema com um reparo defeituoso para a pessoa que o reparou e n?o recebeu uma resposta. Se o autor da carta contatou outra pessoa da empresa e n?o obteve um resultado satisfat?rio, isso tamb?m deve ser discutido.
Depois que as informa??es s?o dispostas em um ou dois par?grafos, o redator da carta pode incluir um par?grafo para discutir que tipo de resolu??o ? desejada. Pode ser um reembolso, um voucher, um reparo ou outra resolu??o. A carta de satisfa??o do cliente n?o deve ser irracional, mas deve esclarecer os objetivos do cliente. Em uma situa??o em que um cliente deseja uma compensa??o adicional, como a substitui??o de um componente el?trico que falhou porque um filtro de linha n?o funcionou corretamente, o cliente deve fornecer documenta??o como recibos para fazer backup dessa reivindica??o.
Quando uma carta de satisfa??o do cliente expressa prazer com o n?vel de servi?o, pode ser ?til oferecer um pouco de informa??o sobre o motivo pelo qual o cliente est? satisfeito. Esse feedback pode ser retransmitido para o funcion?rio e tamb?m pode ser levado em considera??o no treinamento de funcion?rios e nas pol?ticas da empresa. Se, por exemplo, um comiss?rio de bordo tornar o voo de um avi?o particularmente agrad?vel, pode ajudar a saber por que, para que a companhia a?rea possa recomendar que outros comiss?rios de bordo sigam o exemplo.
No final da carta de satisfa??o do cliente, o escritor pode incluir informa??es de contato. Se c?pias forem enviadas para mais algu?m, isso poder? ser observado com um CC: e as informa??es de contato de outros destinat?rios. ? aconselh?vel reler a carta quanto a erros antes de enviar e ajuda a manter o idioma neutro, pois as empresas podem desconsiderar reclama??es abusivas ou agressivas.
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