Às vezes, empresas e outras organizações marcam seus equipamentos, suprimentos e outros ativos com adesivos impressos com códigos de barras. Esses códigos de barra são geralmente compostos por uma série de linhas legíveis por um scanner especial. Os adesivos podem ser usados para inventariar e rastrear os ativos marcados. Esse processo é chamado de gerenciamento de ativos de código de barras.
O gerenciamento de ativos de código de barras é obtido usando um banco de dados interativo e informatizado. O software de gerenciamento de ativos de código de barras funciona em conjunto com a impressora e o scanner de código de barras. Às vezes, quando um novo ativo é enviado para uma empresa, ele vem com um código de barras já afixado. Nesse caso, geralmente tudo o que é necessário para adicionar o ativo ao banco de dados de gerenciamento de ativos é digitalizar o adesivo. Em outros casos, um funcionário inserirá as informações do produto no banco de dados e imprimirá um novo adesivo de código de barras para afixar no ativo.
Para rastrear o movimento do inventário, geralmente é fornecido a cada scanner um código para representar sua localização. Cada peça é digitalizada à medida que é movida para fora de ou para uma área diferente. O último local em que o ativo foi varrido é listado como seu local atual no banco de dados.
Os funcionários também podem receber códigos de barras, que geralmente são afixados em seus cartões de identificação. Esses cartões podem ser digitalizados ao receber ou retornar as propriedades da empresa ao inventário. Isso fornece um registro mais exato dos movimentos de cada ativo.
O tamanho pequeno e o custo moderadamente baixo da maioria dos adesivos de código de barras tornam possível rastrear a maioria dos ativos comerciais. Papéis ou arquivos individuais podem ser inventariados antes do arquivamento para facilitar a recuperação de documentos. Ativos tangíveis maiores – como laptops e equipamentos audiovisuais que geralmente são compartilhados entre departamentos – podem ser encontrados mais rapidamente. Os adesivos de código de barras tornaram-se bastante discretos, portanto, mesmo os ativos digitais, como CDs e DVDs, podem ser marcados sem interferir no uso.
A maioria das pessoas experimentou o gerenciamento de ativos de código de barras enquanto fazia compras. Isso é apropriado, porque o código de barras foi desenvolvido pela primeira vez para a indústria de supermercados. Cada vez que um item é verificado, o banco de dados lista o preço da caixa registradora e deduz esse item do estoque da loja. Isso melhorou a produtividade dos negócios, tornando a compra mais rápida e reduzindo o tempo em que as lojas gastam preços e rastreamento de itens.
O gerenciamento de ativos de código de barras possui várias aplicações em vários setores. Os departamentos de polícia costumam usar a tecnologia para rastrear evidências. Cada evidência é rotulada com um adesivo e digitalizada cada vez que muda de mãos. A data e a hora em que a evidência é movida são registradas automaticamente quando são digitalizadas, e o nome da pessoa que move a evidência é frequentemente digitalizado em seu cartão de identificação ou inserido manualmente no sistema.
Os hospitais geralmente usam software de gerenciamento de ativos para rastrear os arquivos dos pacientes. Freqüentemente, as pulseiras de identificação hospitalar também são com código de barras. Isso ajuda a garantir que o arquivo apropriado seja referenciado com cada paciente. Mães e recém-nascidos recebem pulseiras correspondentes para evitar a troca acidental de bebês.
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