A aquisição de RFP é o processo de emissão de uma solicitação de proposta (RFP) para obter ofertas para a aquisição de bens ou serviços. O processo de compras de RFP é amplamente utilizado internacionalmente como o veículo apropriado para tipos específicos de compras ou atividades de compras. Embora os valores variem conforme a empresa, compras ou contratos acima de um valor específico em dólar são gerenciados por meio de uma RFP. Dependendo do setor, as compras de RFP também são usadas para: projetos de alto perfil, projetos de grande valor em dólares, contratos para uma cesta de bens ou serviços e para projetos em que possa haver um conflito de interesses.
Em um processo de RFP, o cliente é responsável por criar o documento com todas as especificações, detalhes e prazos necessários. Essas informações são fornecidas a uma lista pré-avaliada de fornecedores em potencial ou postadas em uma rede aberta, para que todos os fornecedores tenham acesso à solicitação. Os fornecedores têm um prazo específico para responder, juntamente com o protocolo e os procedimentos relacionados à adjudicação do contrato.
De acordo com a lei dos contratos, o processo de RFP é reconhecido como um método justo e equitativo para coletar respostas dos fornecedores e adjudicar um contrato. A base principal desse julgamento é baseada na transparência do processo. Os clientes que adjudicam contratos a fornecedores sem suporte a dados com base no processo de solicitação de proposta podem ser processados em um tribunal civil. O ônus é do cliente fornecer documentação e prova de que o processo de concessão foi justo e equitativo. O não fornecimento dessas informações de suporte resultará em multas pesadas, pagáveis ao fornecedor malsucedido.
Projetos de alto perfil ou alto valor em dólar se beneficiam de um processo de RFP, pois incentiva os fornecedores a fornecer a melhor combinação de preço, qualidade e serviço possível. O processo de tomada de decisão é mais fácil, pois os critérios são claros e todos os fornecedores devem fornecer as mesmas informações. Além disso, esse processo gerencia a interação entre a equipe de vendas e o cliente, permitindo que ambos os lados se concentrem nos principais problemas e requisitos.
Um contrato para uma cesta de mercadorias é bastante complexo. Essa abordagem geralmente é usada ao selecionar um fornecedor para compras de múltiplos propósitos, e não uma mercadoria específica. Por exemplo, contratos de material de escritório são concedidos com base em uma combinação de preço, entrega e serviço. Para comparar preços de forma equitativa, a resposta é baseada em uma cesta específica de mercadorias. Esse foco fornece a ferramenta necessária para restringir o foco a um valor quantificável.
Pode ocorrer um conflito de interesses quando a pessoa responsável pelas compras ou o grupo de usuários tiver conexões pessoais com empresas que fornecem esse serviço ou produto. O uso de compras por RFP permite à empresa mascarar os nomes dos entrevistados, adicionar pessoas diferentes ao comitê de avaliação ou usar outros funcionários para tomar a decisão. Essa é uma excelente maneira de evitar litígios dispendiosos.
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