O benchmarking de compras é o processo de medir vários fatores relacionados à aquisição de mercadorias por uma organização em relação aos padrões do setor. Isso pode incluir elementos como custo, entrega e contas a pagar pelos itens adquiridos. O objetivo é desenvolver e facilitar continuamente a adesão às melhores práticas do setor.
O custo é um dos alvos mais importantes do benchmarking de compras. O processo pode incluir diretrizes para as despesas envolvidas na aquisição de materiais e serviços. Os custos de produção de cada produto são outro fator a considerar. Esse processo também pode incluir a adesão aos parâmetros de referência para baixar preços, melhorando uma variedade de procedimentos.
A contabilidade é outro aspecto essencial do benchmarking de compras. Os fatores a serem considerados incluem o tamanho típico das contas a pagar, a quantidade média de tempo necessária para pagar uma fatura e quanto custa para gerenciar esses processos. A análise periódica das condições de pagamento também pode ser necessária, a fim de ajustar o fluxo de caixa para que os benchmarks possam ser alcançados.
O benchmarking de compras também pode incluir o desenvolvimento de diretrizes para a qualidade do produto. A complexidade desse processo depende do item. Embora possa haver um padrão do setor para certas características, também pode haver algumas maneiras pelas quais uma organização deseja exceder seus concorrentes em qualidade.
Outra parte importante do benchmarking de compras é a entrega. Isso inclui a criação de diretrizes para pontualidade e precisão dos pedidos. Também é comum avaliar regularmente a qualidade dos materiais entregues como parte desse processo.
Depois que um sistema de benchmarking de compras está em vigor, existem várias maneiras pelas quais uma organização pode manter e melhorar sua operação. Uma tarefa importante é revisar periodicamente o processo de compras para garantir que os benchmarks sejam atendidos. Caso contrário, serão necessárias mais revisões e análises para determinar quais ações melhorariam a situação. Também geralmente será necessário ajustar os benchmarks à medida que os fatores da indústria, do mercado e da organização mudam.
Atingir as referências de compras normalmente exigirá avaliação periódica dos fornecedores também. Isso pode incluir a análise do desempenho e a comparação com a dos concorrentes de um fornecedor. Também pode envolver a comparação de preços, qualidade e outros elementos-chave para determinar se a organização está recebendo o benefício ideal do relacionamento atual com o fornecedor. Uma queda na qualidade, o crescimento organizacional e as mudanças no mercado podem tornar necessário encontrar um novo fornecedor que possa melhor acomodar a empresa e atender aos benchmarks.
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