A contabilidade tem muitas regras e padrões. Não é surpresa, então, que existam regras sobre compras de itens de longa duração, como equipamentos, imóveis e móveis. Essas regras exigem a alocação de despesas de compra para mais de um período. As regras e alocações fazem parte da contabilidade de depreciação.
Ao comprar um item de longa duração, seu custo total menos qualquer valor residual deve ser alocado ao longo de sua vida útil estimada. Se um servidor de computador for adquirido por $ 15,000 dólares americanos (USD), por exemplo, e o servidor tiver uma vida útil de cinco anos, então a despesa – chamada depreciação – deve ser alocada para cinco anos, não apenas o ano em que foi comprado. Neste exemplo, seria aplicada uma despesa de depreciação de $ 3,000 USD por ano. Se o servidor de computador tivesse uma vida útil de apenas um ano, faria sentido contabilizá-lo como despesa no ano em que foi comprado, porque seu valor para a empresa é de apenas um ano.
Muitas empresas têm políticas e procedimentos sobre quando capitalizar um item e depois depreciá-lo. Capitalizar um item é registrá-lo como um ativo e então depreciá-lo ao longo do tempo. Normalmente, não vale a pena capitalizar itens abaixo de uma certa quantia, digamos algo comprado por $ 100 USD para ser usado por cinco anos. A despesa de depreciação de $ 20 dólares americanos a cada ano é muito pequena e pode não valer a pena.
Lidar com capitalização e depreciação requer bom senso e adesão a políticas definidas. Se a política indicar que os computadores serão depreciados em três anos, todos os computadores serão depreciados em três anos. Se a política indicar que todos os itens comprados acima de $ 5,000 USD devem ser capitalizados, então todos os itens acima desse valor são capitalizados e tudo abaixo é contabilizado como despesas.
Existem certos tipos de itens que são tipicamente capitalizados e então depreciados ao longo do tempo. Isso inclui imóveis, equipamentos, móveis, benfeitorias em propriedades arrendadas e automóveis. É importante notar que os terrenos não são depreciados, apenas edifícios e outros itens não permanentes.
O conceito de contabilidade de depreciação envolve um ativo com uma longa vida útil. Parte disso é a base do ativo, que é o custo do ativo menos qualquer valor residual, que é o valor que o ativo pode ter à disposição. Também importante é a vida útil estimada do ativo, o tempo estimado em que o ativo será mantido em serviço.
Existem vários métodos de contabilidade de depreciação. No método linear, o valor da depreciação é calculado dividindo a base do ativo pelos anos ou meses de vida. A despesa de depreciação é o mesmo número na maioria dos períodos. Para o método de saldo decrescente, a despesa de depreciação é maior nos primeiros anos e diminui com o passar do tempo.
Outro método, chamado de dígitos da soma dos anos, é calculado em uma fração com o denominador como a soma dos anos. A despesa de depreciação é maior nos primeiros anos, diminuindo com o passar do tempo. O método de atividade é calculado com base no uso do ativo, como horas usadas ou alguma outra base racional que reflita a atividade do ativo.
Normalmente, as empresas contabilizam despesas de depreciação em duas contas separadas no razão geral. Uma conta é chamada de despesa de depreciação e é relatada na demonstração de resultados; um segundo é chamado de depreciação acumulada e é relatado no balanço patrimonial e despesa de depreciação acumulada. A conta de depreciação acumulada é uma conta contra ativos e possui um saldo credor.
Observe que, nos EUA, o Internal Revenue Service (IRS) tem sua própria maneira de relatar ativos e depreciação. A contabilidade da depreciação financeira e a contabilidade da depreciação fiscal são diferentes. O IRS permite a dedução de 100% dos ativos de longa duração até um certo limite, enquanto os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP), a estrutura de contabilidade financeira padrão, não permite isso.
A contabilização da depreciação é um processo típico em muitas empresas. Muitas empresas mantêm os ativos e a depreciação em uma planilha ou usam um software de rastreamento específico. Os desafios incluem identificar os ativos a serem capitalizados e ser consistente na metodologia de depreciação.
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