A contabilidade do escritório é o processo de manter os registros financeiros de um escritório; é muito parecido com contabilidade, mas geralmente é um pouco mais simplista. Ao contrário dos contadores, as pessoas que fazem contabilidade para um escritório geralmente não precisam de licença específica, embora, é claro, a experiência em contabilidade ou contabilidade seja muito benéfica. A contabilidade do escritório exige registros cuidadosos de todas as despesas, bem como de toda a receita que o escritório obtém; os registros devem sempre ser atualizados e cuidadosamente equilibrados regularmente para garantir que nenhum erro tenha sido cometido.
A contabilidade do escritório é usada para rastrear quaisquer perdas incorridas pela empresa, bem como os lucros obtidos ao longo do ano. Essas informações são usadas pelo próprio negócio, bem como para fins fiscais. É muito importante fazer uma contabilidade cuidadosa do escritório para fins fiscais, porque isso determina a quantidade de imposto que a empresa deve. Além disso, o Internal Revenue Service pode solicitar que os registros contábeis resolvam quaisquer discrepâncias em uma declaração de imposto arquivada. Se os registros forem imprecisos, isso pode levar a sérias conseqüências legais.
As informações incluídas nos registros contábeis do escritório incluem todas as transações que o escritório possui. Isso inclui transações em dinheiro, cheque ou cartão de crédito com os clientes; pagamentos de folha de pagamento a funcionários; quaisquer pagamentos feitos a fornecedores que fornecem itens ao escritório; vendas ou receitas diárias; e quaisquer outras transações financeiras que ocorram. O método com o qual os livros são mantidos certamente variará em escritórios diferentes, dependendo da natureza dos negócios, mas é melhor desenvolver um método claro que todos entendam e depois cumpri-lo.
Existem algumas maneiras diferentes pelas quais a contabilidade do escritório pode ser feita. Alguns escritórios contratarão um contador exclusivamente para fazer esse trabalho, e outros contratarão um contador se as finanças forem mais complicadas. Alguns escritórios assumem a responsabilidade de vários funcionários diferentes e mantêm registros contábeis por meio de um programa de software. Qualquer um desses métodos pode funcionar, mas, novamente, a precisão é da maior importância ao considerar as práticas de contabilidade do escritório. Os registros contábeis podem ser examinados pelo proprietário ou gerente da empresa para determinar as áreas em que as despesas podem ser cortadas ou onde outras alterações precisam ser feitas.