Os gastos de capital envolvem o processo de uma empresa usar reservas de caixa ou outros ativos liquidados para comprar equipamentos que têm uma vida útil geral de mais de um ano. Isso geralmente inclui edifícios, terrenos, máquinas pesadas e veículos. É uma forma de gasto comercial que fica claro nos livros-razão das despesas do dia-a-dia, como folha de pagamento e investimento em estoque. À medida que o valor dos bens de capital se deteriora ao longo do tempo, essa depreciação também é registrada na contabilidade financeira para determinar com precisão o valor patrimonial líquido de uma empresa por meio de lançamentos de depreciação de capital.
Na contabilidade empresarial, todos os gastos de capital são tradicionalmente listados como uma forma de investimento na demonstração do fluxo de caixa inicialmente. À medida que o equipamento se deteriora ao longo dos anos, seu valor reduzido é considerado uma despesa do negócio, e isso é registrado na demonstração do resultado anual ou trimestral da empresa sob a depreciação de capital. Essa taxa de depreciação do capital é calculada de várias maneiras e pode variar amplamente de um país para outro e de um setor para outro. A depreciação é freqüentemente baseada no valor justo de mercado de um ativo de capital em qualquer momento como um componente de todo o patrimônio líquido da empresa, ou por sua utilidade em cumprir um papel produtivo nos negócios da empresa. Os gastos de capital em pesquisa e desenvolvimento geralmente caem em uma arena especial de depreciação, uma vez que esses ativos geralmente emprestam pouco valor de receita imediata à empresa.
Os lançamentos de passivos comerciais na contabilidade geralmente incluem gastos de capital, pois são, em primeiro lugar, uma despesa, não um ativo. No entanto, nem todas as compras em termos de gastos de capital são para aquisição direta de novos equipamentos ou terrenos. Alguns gastos são feitos para melhorar a qualidade de ativos de capital já existentes, como por meio de sua atualização com sistemas robóticos ou outras tecnologias aprimoradas, ou realização de manutenção e reparos extensivos para estender a vida útil operacional de um ativo de capital.
A principal motivação em torno dos gastos de capital é que eles aumentarão os resultados financeiros de uma empresa ou seu nível de lucro com o tempo. Isso pode ocorrer por meio do aumento da produtividade da mão-de-obra, da capacidade de obter mais participação no mercado por meio de volumes maiores ou de superar os concorrentes com a produção de produtos superiores. As compras de capital têm o lado negativo da maioria dos padrões contábeis modernos de que não podem ser deduzidas como despesa para fins fiscais no primeiro ano de sua compra. Este é o significado do termo “capitalizado”, em que o gasto de capital é visto como um gasto de investimento no primeiro ano e uma despesa de receita em todos os anos subseqüentes.