A gerência do assistente administrativo é uma posição de trabalho em que a pessoa supervisiona os secretários e a equipe administrativa de uma empresa ou empresa. Como alternativa, também pode descrever o papel de um assistente administrativo individual. Os funcionários nesta posição fornecem suporte a vários gerentes e executivos de empresas. As atividades podem variar de atender chamadas telefônicas e receber mensagens, digitando correspondências e agendando compromissos para os profissionais que recebem suporte.
Os funcionários na função de assistente de administração administrativa geralmente trabalham no nível de supervisão e atuam como mentores para os assistentes administrativos na equipe da empresa ou empresa. Isso implica agendar as horas e as funções de trabalho de cada um dos assistentes. Por exemplo, se um dos assistentes administrativos que oferece suporte a dois executivos da empresa estiver de férias por uma semana, os da gerência de assistentes administrativos serão responsáveis por garantir que os dois executivos tenham suporte administrativo.
Além do agendamento, o treinamento é outro fator importante que o gerenciamento de assistente administrativo implica. As aulas, cursos e oficinas de assistente administrativo permitem que os gerentes cubram tópicos importantes, questões e tendências com os assistentes, que podem ajudá-los a desempenhar melhor seus trabalhos. Isso envolve pesquisar oportunidades de aprendizado e treinamento, além de agendar o treinamento e tomar providências adicionais.
A contratação é outra faceta da posição. Quando é necessário contratar secretários ou funcionários administrativos adicionais, o gerente nesta área publica anúncios de emprego, currículos de campo e agenda entrevistas. O gerente também pode estar envolvido na entrevista de candidatos como uma pré-tela para as pessoas para as quais o assistente administrativo trabalhará diretamente.
A gerência do assistente administrativo também exige que um gerente atue como elo de ligação entre os assistentes e as pessoas para quem trabalha, caso surjam problemas. Problemas de personalidade, disputas e desacordos entre assistentes e seus chefes podem ocorrer. Quando isso acontece, o lado de gerenciamento dos negócios de assistente administrativo exige que o gerente faça mediação e ajude a resolver problemas.
A descrição do trabalho para assistentes administrativos pode variar. Alguns assistentes simplesmente atendem os telefones e gerenciam a agenda do chefe. Outros estão mais envolvidos no negócio, alguns pré-venda ou pré-triagem ou executando tarefas de trabalho semelhantes às de seus chefes. Gerenciar a função de assistente administrativo, em vez de gerenciar um conjunto de assistentes administrativos, requer que um funcionário combine suas características, experiência e traços de personalidade com as responsabilidades do trabalho e a pessoa para a qual eles trabalharão.
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