O gerenciamento de faturas é uma função comercial interna responsável pelo gerenciamento de documentos de vendedores ou fornecedores. As faturas representam um documento de origem na contabilidade. Os documentos de origem descrevem informações específicas relacionadas a uma transação financeira. Os fornecedores geralmente fornecem serviços externos, como manutenção, serviços públicos, material de escritório ou publicidade para as empresas. Os fornecedores representam empresas que fornecem recursos econômicos às empresas. Os recursos econômicos incluem as matérias-primas e o trabalho direto necessário para produzir bens ou serviços de consumo. As empresas usam processos de gerenciamento de faturas para garantir que os vendedores e fornecedores recebam o pagamento em tempo hábil.
Um processo comum de gerenciamento de faturas é o sistema de correspondência de três vias encontrado nas funções de contas a pagar. Os pedidos de compra representam as informações internas da empresa que fornecem aos indivíduos autorização específica para comprar itens de vendedores ou fornecedores. Duas cópias de pedidos de compra geralmente existem em uma empresa. Um é enviado ao vendedor ou fornecedor e outro é mantido no departamento de contabilidade da empresa. Este documento entra em jogo mais tarde durante o processo de gerenciamento de faturas.
As empresas que usam software de tecnologia comercial podem usar cópias eletrônicas de pedidos de compra. Em vez de manter uma cópia impressa em um arquivo, as empresas podem digitalizar essas informações em um banco de dados do servidor. Isso permite que as pessoas analisem ou recuperem o pedido, conforme necessário. O software comercial também pode aumentar a precisão das informações do pedido de compra.
O segundo documento no sistema de gerenciamento de faturas de três vias é o ticket de recebimento. O ticket de recebimento e indica que todos os bens ou serviços foram recebidos pela empresa de acordo com o pedido de compra. O recebimento de tickets geralmente é de responsabilidade do armazém ou da equipe administrativa da empresa. Uma cópia do pedido e do ticket de recebimento é enviada à contabilidade para finalizar o pagamento da fatura.
Muitos vendedores e fornecedores oferecem aos clientes 30 dias para pagar antes de avaliar taxas e juros sobre saldos não pagos. Os funcionários de contas a pagar arquivam o ticket de recebimento e o pedido de compra em um arquivo pendente. Ao receber a fatura final do fornecedor solicitando pagamento, o funcionário de contas a pagar corresponderá aos três documentos para garantir a correspondência das informações. A correspondência das informações de cada documento é o ponto crucial do sistema de gerenciamento de faturas de três vias. As empresas raramente pagam vendedores ou fornecedores se os documentos não coincidirem. Quando o processo de contas a pagar estiver concluído, os funcionários farão um cheque para a fatura, solicitarão a assinatura do proprietário ou gerente apropriado e enviarão o cheque por correio.
As empresas podem usar sistemas personalizados de gerenciamento de faturas. Proprietários e gerentes de negócios desenvolverão um sistema que melhor suporte suas funções administrativas e contábeis. Organizações maiores que recebem centenas de faturas por mês podem desejar um sistema mais simples do que a correspondência de três vias. O gerenciamento de faturas não exige que todas as empresas usem o mesmo sistema.
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