O que é gerenciamento de portfólio de projetos?

Ao contrário do gerenciamento de projetos tradicional, que se concentra apenas em cada projeto individual de uma empresa, o gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) considera a totalidade dos projetos de uma organização. PPM é, portanto, a análise controlada e coordenação dos projetos de uma empresa. Com o uso de ferramentas, software e processos, o PPM geralmente permite a alocação de recursos e o sequenciamento ideal de projetos. Ele também pode analisar os maiores retornos para uma empresa, identificando os projetos que são mais significativos. Em última análise, o gerenciamento de portfólio de projetos pode incorporar todos os objetivos de negócios de uma organização e reduzir a incidência de projetos sobrepostos ou que consomem recursos.

O gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) é a análise coordenada e o controle dos projetos de uma empresa. Embora seja considerado por muitos profissionais de negócios como relevante para a tecnologia da informação, o PPM pode ser implementado com sucesso pela maioria dos setores. Muitas vezes, as empresas realizam vários projetos simultaneamente, o que pode restringir recursos como dinheiro, tempo, pessoas e capacidade. Um objetivo provável do gerenciamento de projetos e portfólio é alocar esses recursos para ajudar a empresa a obter o maior lucro. O PPM também pode ajudar os gerentes a determinar a combinação ideal e o sequenciamento dos projetos propostos enquanto consideram os fatores do mundo real.

Quando as organizações empreendem projetos, elas geralmente se comprometem com níveis substanciais de investimento. O gerenciamento de portfólio de projetos às vezes é comparado ao gerenciamento de portfólio, pois ambos exigem a supervisão dos investimentos. O PPM geralmente permite que os gerentes otimizem, equilibrem e ajustem continuamente seus portfólios, obtendo assim maiores retornos e reduzindo o risco geral.

Ferramentas, aplicativos de software e processos específicos geralmente fornecem a base para o gerenciamento de portfólio de projetos. Por exemplo, o uso de árvores de decisão com nós de ramificação pode detalhar cada projeto potencial em relação ao orçamento de um único portfólio. Os gerentes, portanto, provavelmente usarão essas informações para decidir quais projetos podem ou não ser financiados. Outra ferramenta pode construir uma visão circular centralizada de projetos em que projetos insalubres, de baixo valor ou duplicados são relegados para fora do círculo. Os membros da equipe de gerenciamento de projetos podem então calcular os retornos estimados sobre o investimento para todos os projetos e publicar um instantâneo do desempenho previsto do portfólio para avaliar quais projetos são mais significativos.

As várias medidas e estratégias oferecidas pelo PPM podem ajudar os gerentes a alcançar objetivos de negócios específicos. Por exemplo, ao invés de focar apenas no marketing e desenvolvimento de projetos, os princípios do PPM geralmente incorporam fatores cruciais adicionais, como financiamento, demanda dos clientes e consumo de recursos da empresa. Assim, a decisão de investir e os processos para prosseguir com um projeto podem refletir comparações de benefícios com custos.

Outra característica clara do PPM é sua capacidade de avaliar e priorizar projetos. Cada projeto selecionado por uma empresa geralmente precisa ser avaliado em termos de seu valor comercial e adesão à política. À medida que as capacidades de alcance de negócios de uma empresa se expandem, seu portfólio provavelmente também aumentará. Portanto, o gerenciamento de portfólio de projetos muitas vezes ajuda as empresas a recusar tarefas que drenam recursos e aceitar projetos que façam sentido em termos de tempo e dinheiro.

Embora o conhecimento do desempenho individual de cada projeto seja importante, o impacto de cada projeto no portfólio em si é igualmente importante. Um gerente de projeto provavelmente determinará como cada projeto contribui para a realização geral do portfólio, se algum projeto pode induzir um impacto negativo nos projetos futuros e quais projetos no portfólio dependem de outros. Trabalhar nesse nível pode exigir o resumo de dados importantes para evitar a sobrecarga de informações. O gerenciamento do portfólio de projetos pode, portanto, fornecer uma sinopse do desempenho e do progresso, bem como uma medição das estimativas em relação aos custos reais.

Os processos de gerenciamento de portfólio de projetos são frequentemente considerados valiosos em tempos de dificuldades econômicas, mas algumas empresas implementam essas estratégias como práticas diárias. Sem PPM, uma organização pode ter projetos sobrepostos ou redundantes, projetos que funcionam com propósitos cruzados ou aqueles que não estão alinhados com as estratégias de negócios. Essas armadilhas podem ocorrer porque todo projeto pode parecer bom no papel, mas os valores reais podem não ser visíveis até que sejam analisados ​​com ferramentas orientadas a resultados.

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