Gerenciamento de suprimentos é um termo usado para descrever os processos usados por muitas empresas para adquirir, inventariar e distribuir itens usados nas operações em andamento dos negócios. O processo de gerenciamento de suprimentos está relacionado às matérias-primas utilizadas na produção, bem como materiais de escritório, componentes para reparo de máquinas e quaisquer outros itens usados internamente para a função contínua da empresa. Um dos principais objetivos do gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos é equilibrar a necessidade de ter itens disponíveis quando necessário, com a manutenção de um estoque menor, permitindo que a empresa carregue menos custos indiretos.
Para muitas empresas, o processo de gerenciamento de suprimentos começa com um departamento ou grupo central de compras. Esse grupo coordena ativamente a compra de matérias-primas, peças de reposição e suprimentos e até itens como papel para cópia, lápis e cartuchos de impressora. Um grupo de compras buscará fornecedores de baixo custo e estabelecerá relações que permitam à empresa comprar itens conforme a necessidade ou em um cronograma pré-determinado que pode ser alterado, se necessário. O grupo então coordena a entrega dos itens para que eles cheguem às instalações da fábrica pouco antes de serem necessários.
Para muitas pessoas envolvidas no gerenciamento de suprimentos, um conceito consagrado pelo tempo que governa o processo geral é conhecido simplesmente como uso. Uso refere-se ao número de unidades de um determinado item que são usadas rotineiramente dentro de um determinado período de tempo, como um mês civil. Determinar o uso médio é útil para o gerente de suprimentos, pois permite projetar quando o suprimento atual será esgotado e será necessário solicitar mais unidades para entrega logo antes de serem necessárias.
Ao coordenar a compra com o uso, o processo de gerenciamento de suprimentos realiza duas coisas. Primeiro, o processo torna possível projetar e manter um orçamento viável, garantindo que os materiais e outros itens necessários para manter a empresa funcional estejam sempre presentes. Segundo, o gerenciamento eficaz de suprimentos também facilita a prática do controle responsável de estoques, mantendo o número de unidades em mãos de qualquer item em um determinado nível e minimizando a carga tributária que as empresas pagam sobre matérias-primas, mercadorias em processo e produtos acabados.
No passado, o processo de gerenciamento de suprimentos dependia fortemente de um processo manual de manutenção de registros que monitora o pedido, a recepção e o desembolso de todos os itens adquiridos para uso da empresa. Como parte desses registros manuais, era essencial calcular o uso com base nas datas de emissão para diferentes departamentos da empresa. Hoje, o software de gerenciamento de suprimentos lida com muitos dos cálculos automaticamente, à medida que os recebimentos e desembolsos são lançados no banco de dados. Isso possibilita que os gerentes de suprimentos executem rapidamente relatórios que indiquem quais itens devem ser reordenados na próxima semana e quantas unidades de cada item devem ser solicitadas.
Alguns dos programas de software de gerenciamento de suprimentos mais robustos são capazes de criar formulários internos de aprovação de pedidos eletrônicos e impressos, como requisições que são encaminhadas a um departamento central de compras e atribuídas um número de fatura a ser referenciado no pedido real. Geralmente, softwares desse tipo podem criar formulários de atendimento de pedidos e distribuir cópias aos departamentos autorizados, uma vez que os materiais são realmente recebidos no local onde serão utilizados.
Inteligente de ativos.