Um inventário direto de materiais é uma contabilidade detalhada dos materiais disponíveis para produção, mas ainda não colocados em uso. Isso inclui matérias-primas para fabricação, além de suprimentos utilizados na prestação de serviços, como fiação elétrica para empreiteiros. Manter registros precisos de estoque em todas as etapas da produção é importante para manter os custos sob controle e identificar excesso, perdas e roubo. Programas de computador podem ser úteis, embora os registros impressos possam ser preferidos ou mesmo necessários em alguns casos.
Isso inclui todos os itens que entram na produção de produtos ou serviços acabados. Além disso, as empresas precisam considerar materiais indiretos, itens diversos que são mais difíceis de rastrear. Em um exemplo, materiais diretos para eletricistas incluem coisas como tomadas e fiação. Por outro lado, solda e fita isolante são materiais indiretos, porque são muito mais difíceis de rastrear por projeto.
Os estoques identificam claramente todos os materiais diretos disponíveis e fornecem informações sobre seu número e localização. O inventário direto de materiais pode ser usado para rastrear o movimento de suprimentos por meio de uma empresa e pode ajudar a identificar problemas como componentes ausentes. Também pode ajudar o pessoal a localizar itens quando eles precisam e garantir que eles tenham o suficiente para um projeto. Os funcionários de uma empresa que se prepara para iniciar a produção, por exemplo, podem verificar a localização e o número de todos os componentes necessários em um inventário direto de materiais para garantir que a produção possa avançar.
A compilação de um inventário direto de materiais também é necessária para fins contábeis. As empresas desejam acompanhar o valor do estoque disponível, incluindo o estoque em várias etapas do processo de produção. As matérias-primas podem ser caras e os erros nas declarações financeiras podem levar a pagar acidentalmente mais impostos ou enfrentar outros problemas. Inventários detalhados também podem ser exigidos pelas companhias de seguros, porque eles não querem pagar reivindicações por itens que as empresas realmente não tinham em mãos.
Os inventários de computadores atualizados continuamente são uma abordagem comum ao inventário direto de materiais. Eles fornecem informações em tempo real sobre o que a empresa possui e onde está para referência instantânea. O pessoal pode ser responsável por inserir atualizações ao mover os suprimentos. É comum fazer isso após um trabalho, ao gerar a documentação para faturar clientes e atualizar os registros da empresa, pois os funcionários podem determinar rapidamente quantos suprimentos eles usaram e alterar os números de estoque. As empresas também podem usar a tecnologia de identificação por radiofreqüência para rastrear itens que mudam de posição em uma instalação.
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