O processo de gerenciamento de documentos ? um sistema no qual os documentos s?o organizados e armazenados para refer?ncia futura. Esse processo pode ser rudimentar, como quando algu?m coloca recibos em uma caixa de sapatos com pouca ou nenhuma organiza??o. O processo tamb?m pode ser altamente sofisticado, como quando uma empresa cria um conjunto complexo de scanners para coletar, organizar e armazenar informa??es extra?das de formul?rios pr?-projetados aos quais s?o atribu?dos n?meros de refer?ncia antes de serem catalogados e arquivados em armaz?ns. Em qualquer um dos casos, os elementos b?sicos do gerenciamento de documentos foram promulgados.
Em geral, o gerenciamento de documentos segue a no??o de que os documentos precisam ser coletados, ordenados e arquivados de acordo com algum tipo de plano para um objetivo comum. Na maioria dos casos, o gerenciamento de documentos ? empregado porque o indiv?duo ou a empresa planeja usar, ou deve responder pela necessidade futura das informa??es dos documentos. As informa??es contidas nesses documentos geralmente podem ser unificadas ou agrupadas de acordo com algum tipo de necessidade ou finalidade, como contabilidade, hist?rico ou conformidade regulat?ria.
Em pequena escala, qualquer contribuinte individual aplica o processo de gerenciamento de documentos ao organizar documentos fiscais para arquivamento anual. Em geral, os documentos necess?rios para o ano ser?o agrupados em um local f?cil de encontrar, como uma pasta em um arquivo. A unidade dos documentos, como recibos, faturas, contribui??es e formul?rios de impostos, consiste no requisito geral de preencher um formul?rio de imposto anual e ter a documenta??o necess?ria para apoiar as entradas no formul?rio de imposto. Quando a devolu??o ? arquivada e a documenta??o de apoio ? anexada, o pacote resultante de informa??es e documentos geralmente ? colocado nas declara??es fiscais do ano anterior, organizadas de acordo com o ano. Essa ? uma forma b?sica de gerenciamento de documenta??o.
O gerenciamento de documentos tamb?m pode ser complexo, envolvido, com v?rias etapas e caro. Especialmente nas grandes empresas que coletam informa??es do consumidor, o gerenciamento eficaz de documentos ? fundamental. Por exemplo, uma institui??o financeira geralmente possui um investidor completo, papelada rigorosa antes do investimento. A institui??o pode ser solicitada pelas autoridades reguladoras n?o apenas para coletar informa??es espec?ficas do cliente, mas para organiz?-las de uma certa maneira e manter a documenta??o em um formato acess?vel por um per?odo especificado. Consequentemente, essa institui??o pode empregar um processo complexo de gerenciamento de documentos.
Nesse exemplo, uma vez que a empresa recebe a papelada inicial, o formul?rio em c?pia impressa pode ser digitalizado para uma imagem digital e enviado para uma rede de bancos de dados de computador para a coleta e organiza??o das informa??es. A c?pia impressa pode ser atribu?da a um n?mero de refer?ncia, colocado em uma caixa de acordo com uma data e hora e enviado a um armaz?m que emprega seu pr?prio conjunto de processos de gerenciamento de documentos. Caso a c?pia impressa seja necess?ria para esclarecer uma disputa ou satisfazer um requisito regulat?rio, ela pode ser facilmente recuperada de um vasto arquivo de documentos semelhantes.
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