O processo de gerenciamento de documentos é um sistema no qual os documentos são organizados e armazenados para referência futura. Esse processo pode ser rudimentar, como quando alguém coloca recibos em uma caixa de sapatos com pouca ou nenhuma organização. O processo também pode ser altamente sofisticado, como quando uma empresa cria um conjunto complexo de scanners para coletar, organizar e armazenar informações extraídas de formulários pré-projetados aos quais são atribuídos números de referência antes de serem catalogados e arquivados em armazéns. Em qualquer um dos casos, os elementos básicos do gerenciamento de documentos foram promulgados.
Em geral, o gerenciamento de documentos segue a noção de que os documentos precisam ser coletados, ordenados e arquivados de acordo com algum tipo de plano para um objetivo comum. Na maioria dos casos, o gerenciamento de documentos é empregado porque o indivíduo ou a empresa planeja usar, ou deve responder pela necessidade futura das informações dos documentos. As informações contidas nesses documentos geralmente podem ser unificadas ou agrupadas de acordo com algum tipo de necessidade ou finalidade, como contabilidade, histórico ou conformidade regulatória.
Em pequena escala, qualquer contribuinte individual aplica o processo de gerenciamento de documentos ao organizar documentos fiscais para arquivamento anual. Em geral, os documentos necessários para o ano serão agrupados em um local fácil de encontrar, como uma pasta em um arquivo. A unidade dos documentos, como recibos, faturas, contribuições e formulários de impostos, consiste no requisito geral de preencher um formulário de imposto anual e ter a documentação necessária para apoiar as entradas no formulário de imposto. Quando a devolução é arquivada e a documentação de apoio é anexada, o pacote resultante de informações e documentos geralmente é colocado nas declarações fiscais do ano anterior, organizadas de acordo com o ano. Essa é uma forma básica de gerenciamento de documentação.
O gerenciamento de documentos também pode ser complexo, envolvido, com várias etapas e caro. Especialmente nas grandes empresas que coletam informações do consumidor, o gerenciamento eficaz de documentos é fundamental. Por exemplo, uma instituição financeira geralmente possui um investidor completo, papelada rigorosa antes do investimento. A instituição pode ser solicitada pelas autoridades reguladoras não apenas para coletar informações específicas do cliente, mas para organizá-las de uma certa maneira e manter a documentação em um formato acessível por um período especificado. Consequentemente, essa instituição pode empregar um processo complexo de gerenciamento de documentos.
Nesse exemplo, uma vez que a empresa recebe a papelada inicial, o formulário em cópia impressa pode ser digitalizado para uma imagem digital e enviado para uma rede de bancos de dados de computador para a coleta e organização das informações. A cópia impressa pode ser atribuída a um número de referência, colocado em uma caixa de acordo com uma data e hora e enviado a um armazém que emprega seu próprio conjunto de processos de gerenciamento de documentos. Caso a cópia impressa seja necessária para esclarecer uma disputa ou satisfazer um requisito regulatório, ela pode ser facilmente recuperada de um vasto arquivo de documentos semelhantes.
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