O processo de gerenciamento de projetos envolve o planejamento, execução e controle de projetos até o início, o meio e o fim. O processo de gerenciamento de projetos começa com a definição e termina com o fechamento. Durante o estágio de execução, podem ser necessários ajustes no plano original. O progresso deve sempre ser rastreado durante toda a duração do projeto. O processo de gerenciamento de projetos pode ser resumido em cinco etapas principais:
1. Definir a finalidade, o objetivo e o resultado final desejado do projeto são considerações importantes ao iniciar o processo de gerenciamento do projeto. Por exemplo, se o projeto for um pacote de captação de recursos para mala direta a ser enviado por todo o país, seu objetivo pode ser obter novos líderes e doadores de negócios. Seu objetivo pode ser incluir informações promocionais de novos produtos para o público-alvo. O resultado desejado pode ser superar as taxas de resultados anteriores de pacotes semelhantes.
2. Considerar as limitações do projeto em termos de orçamento e recursos deve ser resolvido no início do processo para evitar desperdiçar tempo planejando e executando algo que não pode ser finalizado. Por exemplo, usando o projeto de mala direta descrito acima, o redator deve receber orientações em seu resumo criativo. Caso contrário, ele ou ela pode incluir idéias que não podem ser concluídas dentro das restrições do orçamento.
3. Montar uma equipe e atribuir tarefas do projeto com datas de conclusão é uma parte crucial de um sistema de gerenciamento de processos. Embora uma pessoa possa estar no comando e ser responsável pelo projeto, geralmente são necessários muitos funcionários para trabalhar em diferentes partes dele. Nas empresas, um projeto de trabalho pode envolver muitos departamentos diferentes. Os gerentes de projeto geralmente precisam trabalhar com muitos chefes de departamento diferentes para concluir os projetos.
4. As datas de conclusão das tarefas precisam ser verificadas e acompanhadas pelo gerente do projeto. Durante essa parte do processo de gerenciamento de projetos, o gerente deve fazer os ajustes necessários em seu plano original. O gerente de projeto deve garantir que tudo será concluído no prazo. O projeto definitivamente deve estar sob seu controle. Controlar o resultado do projeto geralmente requer excelentes habilidades organizacionais e de comunicação.
5. Fechar o processo de gerenciamento de projetos é a etapa final. Todas as pontas soltas devem ser amarradas; a documentação deve ser arquivada e os pagamentos apropriados feitos aos contratados. O sucesso ou fracasso do projeto deve ser analisado. Devem ser feitas anotações sobre quaisquer alterações que ajudem projetos futuros semelhantes a serem executados com mais tranqüilidade.
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