O processamento de back office é o ato de processar documentos para que os pedidos sejam processados ou os documentos entrem em vigor. Exceto em casos raros, todo o processamento é tecnicamente administrativo. O termo “processamento de back office” é um termo geral que envolve o processamento de praticamente qualquer documento; há processamento de folha de pagamento, processamento de faturas e processamento de banco de dados, entre outros. Embora a maioria das empresas execute esse processamento em seus próprios escritórios, algumas terceirizam para outras empresas que executam serviços de escritório. O processamento de um documento pode ser feito manualmente, automaticamente ou com uma mistura dos dois; a maioria dos processos no início do século XXI é uma mistura.
Quando um formulário ou arquivo é preenchido, por um consumidor ou funcionário, ele deve ser processado para que o formulário entre em vigor. Funcionários de back office – trabalhadores que dão suporte à empresa, mas não são vistos pelos clientes – executam esse processamento. Às vezes, um funcionário do front office realiza o processamento, como um representante do banco processando um formulário na frente de um cliente para determinar se ele é elegível para um cartão de crédito, mas a maioria do processamento é de back office. Isso permite que o escritório central interaja com o cliente, sem que o cliente fique esperando que um formulário seja inserido no computador.
Os documentos manipulados no processamento de back office variam. Os funcionários administrativos podem processar solicitações de folha de pagamento, faturas de fornecedores, cobrança de clientes, documentos de verificação e muitos outros arquivos e formulários. Se uma empresa tiver um formulário ou arquivo, ela geralmente passará por esse departamento de back office em algum momento.
Se o processamento de back-office for necessário, ele poderá ser feito internamente ou por outra empresa. A maioria das empresas usa um back office interno, porque a empresa pode supervisionar diretamente o funcionário do back office. Isso ajuda a garantir uma chance menor de que documentos confidenciais sejam roubados ou violados. As empresas também podem contratar serviços de back-office por meio de empresas independentes para executar as mesmas tarefas.
Os documentos podem ser processados manualmente, automaticamente ou usando uma combinação dos dois. O processamento manual de back office não envolve um computador; em vez disso, o funcionário do back office apenas grava as informações em um livro. O processamento automático é feito inteiramente por um computador, sem interação humana. A maioria dos processos envolve os dois métodos; o funcionário do back-office inserirá informações em um computador e o computador adicionará o documento ao banco de dados e executará quaisquer outras etapas de processamento necessárias.
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