A reconciliação de estoque é um processo em que uma empresa equilibra seu estoque físico com os valores em seus livros contábeis. Dois tipos de sistemas estão disponíveis para reconciliar o inventário. As empresas podem usar um sistema de inventário periódico ou permanente para realizar esta atividade. Como os nomes sugerem, um sistema de inventário periódico requer uma reconciliação de inventário em várias épocas do ano, como em cada trimestre; o método perpétuo não possui esse requisito, pois um inventário anual é suficiente. Em cada sistema, é necessária uma contagem física do estoque para comparar itens reais com os relatórios contábeis, para que os contadores possam fazer os ajustes necessários.
Sob cada sistema de inventário, o processo começa com as mesmas etapas iniciais. Um indivíduo do departamento de contabilidade normalmente sai e conta todos os itens físicos listados como estoque. Uma cópia do inventário do livro do computador pode ajudar a orientar o contador enquanto conta o inventário físico. Quaisquer diferenças entre o inventário listado na impressão do computador e o inventário real precisam de uma marca no relatório. Todos os estoques precisam ser contados antes do início do processo de reconciliação.
Após a contagem física, os contadores podem iniciar o processo de reconciliação do inventário. Esse processo exige que o contador compare suas contagens físicas com os itens listados no sistema contábil. Quaisquer diferenças e as diferenças resultantes em dólares devem ter uma notação clara no relatório de reconciliação. O contador precisa encontrar o motivo dessas diferenças e rastrear qualquer inventário incorreto. Por exemplo, o estoque vendido, mas ainda não registrado no livro contábil, pode resultar em uma diferença de estoque durante o processo de reconciliação.
O objetivo por trás do processo de reconciliação de inventário é duplo. Primeiro, uma empresa relata números mais precisos em suas demonstrações financeiras, tanto na demonstração de resultados quanto no balanço patrimonial. Declarações e relatórios contábeis adequados refletem o verdadeiro valor da empresa e permitem que as partes interessadas façam melhores julgamentos. Segundo, um saldo preciso do estoque pode impedir o pagamento de impostos em excesso. As agências governamentais podem cobrar impostos sobre estoques não vendidos no final de cada ano; excesso de estoque no final do ano aumenta esses impostos.
A reconciliação de inventário pode ajudar uma empresa a provar que possui controles internos adequados. Roubo, deterioração e estoque danificado podem aumentar significativamente o custo de uma empresa fazer negócios. A falta de controle adequado dos custos associados ao inventário pode rapidamente resultar nos lucros da empresa. Os auditores costumam considerar os controles internos como parte do processo de revisão externa de uma empresa. Os padrões contábeis nacionais também podem exigir conformidade com os procedimentos de reconciliação de estoque para certos tipos de empresas.
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