Existem muitos tipos diferentes de cartões que empresas e corporações utilizam para fazer compras corporativas. Muitas empresas descobriram que o tipo de cartão mais benéfico e econômico a ser usado para fazer compras é um cartão de compras. Esses tipos de cartões são fornecidos a funcionários autorizados que devem seguir todas as regras que seu empregador estabeleceu em relação ao uso do cartão. Na maioria das vezes, os cartões de compras são utilizados como forma de pagamento aos fornecedores de uma empresa. Os cartões são muito vantajosos porque podem ser configurados com limites de controle do empregador e podem ajudar a reduzir os custos operacionais.
Quando as empresas pagam seus fornecedores por meio de procedimentos tradicionais de compra para pagamento, muitas vezes, a empresa paga mais pelo processo ou custo de transação do que o item ou itens reais que estão sendo comprados. Esta é uma forma muito ineficiente de operar um negócio. As empresas que utilizam cartões de compra podem economizar de 55 a 80 por cento nos custos do processo, tornando a compra de cartões uma forma econômica de pagar por suprimentos.
Há uma grande quantidade de fornecedores que oferecem descontos às empresas caso utilizem cartões de compras. Este é um dos principais motivos pelos quais as empresas utilizam os cartões de compras, uma vez que permitem poupar quantias significativas de dinheiro várias vezes ao longo do ano. Como esses cartões controlam a si mesmos por meio de registros online, as empresas podem reduzir seus custos operacionais diminuindo a quantidade de funcionários em um departamento de contas a pagar.
Como as empresas emitem cartões de compra, a maioria os emitirá com limites de controle do empregador. Esses limites são limites que os funcionários com os cartões não podem ultrapassar. Na maioria das vezes, os limites serão em relação a quanto um funcionário pode cobrar no cartão em uma base diária, semanal ou mensal. Mesmo que os cartões de compra possam ser configurados com limites de controle do empregador, é sempre aconselhável ter o cartão de cada funcionário revisado periodicamente; isso ajuda a garantir que os cartões sejam usados de maneira adequada.
Na verdade, os cartões de compras podem ser obtidos em formato não plástico, como números de contas virtuais. Depende das necessidades de uma empresa quanto ao tipo de cartão de compras que será mais benéfico. Antes de uma empresa começar a usar um cartão de compras, ela deve certificar-se de que seus fornecedores e as empresas com as quais deseja fazer negócios aceitem os cartões de compras como forma de pagamento. A maioria das empresas aceita os cartões, mas uma empresa deve informar seus fornecedores de que está mudando de método de pagamento. Se uma empresa não informar seus fornecedores, na maioria das vezes, os fornecedores não aceitarão um cartão de compra até que recebam autorização para fazê-lo.
SmartAsset.