Um certificado de titularidade é um documento que lista os diretores de uma empresa e os cargos que ocupam. Esses documentos são geralmente preparados por secretários de empresas e, por lei, devem ser colocados à disposição do público. As pessoas que desejam obter informações sobre os titulares de uma empresa podem solicitar ao secretário uma cópia do certificado de titularidade. Essas informações são atualizadas conforme necessário para refletir a reorganização da empresa e também são arquivadas junto aos órgãos reguladores do governo para mantê-los informados sobre as operações da empresa.
O termo “titular”, que significa “titular do cargo”, é freqüentemente usado na política, mas também se refere aos diretores de uma empresa, como o presidente, o diretor financeiro e o diretor executivo. A estrutura organizacional de uma empresa pode variar e, como resultado, os cargos existentes nem sempre são uniformes, nem as responsabilidades do trabalho são necessariamente consistentes entre duas pessoas com o mesmo cargo em empresas diferentes.
Os secretários corporativos são responsáveis por manter os registros corporativos. Essa manutenção de registros geralmente é exigida por lei, e o trabalho do secretário apóia o de outros diretores que devem arquivar documentos legais e fornecer informações sobre eventos históricos em uma empresa. Nos casos em que o secretário seja considerado titular, poderá ser necessário que outro diretor referencie o certificado de titularidade para que tenha validade. Caso contrário, a assinatura do secretário é a única necessária no documento.
O certificado de incumbência simplesmente lista nomes e cargos, sem informações pessoais adicionais. Como outros documentos públicos, ele promove a transparência ao disponibilizar informações sobre como uma empresa é organizada e administrada para membros do público que possam ter um interesse. Isso pode incluir acionistas, bem como outras empresas e pessoas preocupadas com a forma como uma empresa faz negócios. Em caso de reorganização ou nova contratação, as pessoas podem solicitar uma nova cópia do certificado de titularidade para obter informações atualizadas sobre os administradores da empresa.
Os certificados de incumbência podem ser usados para tudo, desde determinar quem processar em um processo judicial até aprender mais sobre a organização interna de uma empresa. Outros documentos públicos, como um prospecto, também podem ser úteis para pesquisar uma empresa. Essas informações não são consideradas proprietárias e devem ser disponibilizadas mediante solicitação, independentemente de quem as solicite. As pessoas que solicitam informações também não são obrigadas a revelar por que estão interessadas ou como as informações serão usadas.