Um diário de desembolso de caixa é um registro contábil de dinheiro pago. Também pode ser conhecido como registo de cheques, uma vez que normalmente inclui um espaço para registar os números dos cheques, uma vez que poucos pagamentos comerciais podem ser efectuados em dinheiro. Este documento compreende parte dos registros contábeis gerais de uma empresa. Esses registros permitem que os contadores rastreiem as despesas, registrem eventos importantes e equilibrem os livros para manter informações precisas sobre os fundos disponíveis e outros assuntos de interesse.
Em um diário eletrônico de desembolso de caixa, esses registros são mantidos em um software de contabilidade. Esse software pode se comunicar com um banco para fazer o download do extrato e das informações da conta. Esses programas podem extrair de vários registros, conforme necessário, para que um contador possa preparar relatórios, preparar-se para pagar os impostos e se envolver em outras atividades relacionadas à manutenção de registros. Também é totalmente pesquisável e possui filtros para classificar as entradas por tipo de despesa, valor e outras categorias.
Além das versões eletrônicas, também podem ser mantidos diários de desembolso de dinheiro em papel. As lojas de material de escritório normalmente vendem livros de contabilidade para esse fim. Os proprietários de empresas também podem usar um bloco de notas genérico ou criar um formulário personalizado para usar em um fichário para controlar as despesas em dinheiro. As cópias impressas podem ser usadas por empresas menores com volumes de transação relativamente baixos. Essas empresas podem não ter condições de pagar por um software de contabilidade ou podem determinar que o custo de adquirir e aprender um programa não supera os benefícios que ele pode oferecer.
No diário de desembolso de caixa, cada linha fornece espaço para anotar a data, o beneficiário e o valor de um desembolso. O espaço também está incluído para discutir a natureza de um pagamento. Em alguns casos, isso pode ser feito colocando o valor em uma coluna como aluguel, serviços públicos ou material de escritório. Cada coluna pode ser totalizada no final de um determinado período para rastrear as despesas totais e desenvolver um registro detalhado. Isso pode ser útil para organizar durante a temporada de impostos, quando as colunas separadas ajudam as empresas a totalizar rapidamente as compras por natureza para deduzi-las de forma adequada.
Embora normalmente projetado para uso comercial, um diário de desembolso de caixa também pode ser útil como uma ferramenta de finanças pessoais. Algumas pessoas acham útil manter registros financeiros pessoais detalhados para fazer orçamentos e outros motivos. Os registros organizados podem ser especialmente valiosos para pessoas que desejam localizar áreas de seu orçamento que poderiam ser ajustadas para reduzir despesas gerais. Por exemplo, despesas muito altas para comer em restaurantes ou comprar roupas novas podem se tornar óbvias quando essas compras são rastreadas separadamente em um diário de desembolso de caixa e comparadas a outras.