Um escritório sem papel é um ambiente de trabalho que opera com a maioria ou todos os seus documentos em formato digital, armazenados eletronicamente e de fácil acesso. É baseado na ideia de que muitas das funções anteriormente baseadas em papel dos escritórios tradicionais foram digitalizadas. À medida que os computadores se tornaram onipresentes no ambiente de trabalho ocidental, os líderes de opinião começaram a imaginar um local de trabalho onde a realização de negócios digitalmente não apenas agilizaria o processo de negócios, mas também eliminaria amplamente a necessidade de papel.
A idéia básica subjacente ao escritório sem papel é que, na maioria dos casos e na maioria dos setores, os documentos não precisam ser impressos. Os contratos, por exemplo, podem ser criados em um escritório, enviados por e-mail às partes e assinados eletronicamente, com cada parte fornecendo uma cópia autenticada do documento assinado. Os projetos podem ser armazenados e acessados on-line, com o progresso da construção monitorado digitalmente. Os restaurantes podem otimizar suas operações e minimizar erros, digitalizando seus sistemas de pedidos de alimentos. A maioria das empresas realiza pelo menos algumas de suas transações financeiras eletronicamente.
Além de simplesmente reduzir o volume de papel no local de trabalho, uma vantagem significativa da digitalização de documentos é que a versão mais recente está instantaneamente disponível para todos. O acesso a informações precisas e atualizadas é especialmente crucial na área da saúde, onde os registros dos pacientes são tradicionalmente mantidos em arquivos em papel em vários locais. O potencial de erro é substancial quando depende desses arquivos. Alguns pacientes, no entanto, carregam seus dados médicos pertinentes em um dispositivo de armazenamento digital que é atualizado sempre que visita um profissional de saúde. Esses dispositivos, espelhados pelos registros mantidos em um banco de dados central, são uma grande contribuição para reduzir a dependência de papel dos profissionais de saúde e a vulnerabilidade aos problemas associados a ele.
Comparado aos registros digitalizados, o papel tem muitas desvantagens. Os documentos em papel exigem uma quantidade significativa de tempo da equipe para o manuseio – criação de documentos e, em seguida, armazenamento e recuperação. A correspondência acrescenta outra camada de tempo e dinheiro ao manuseio de papel. Os documentos em papel também devem ser armazenados, em ordem alfabética ou por data de criação, e a única maneira de recuperar um documento em papel é saber como ele foi armazenado. Além disso, os gerentes têm plena consciência de que um documento mal arquivado geralmente é um documento perdido.
Um dos obstáculos mais significativos para o escritório sem papel é o fator humano – ou seja, a maioria das empresas é tradicionalmente orientada para o papel e é difícil mudar velhos hábitos. Por exemplo, muitos documentos eletrônicos são frequentemente impressos e arquivados simplesmente como rotina. Além disso, a crescente sofisticação e capacidade das impressoras e copiadoras possibilita a impressão de documentos com uma qualidade que antes estava disponível apenas em impressoras comerciais, mas por uma fração do seu custo. Isso levou a um frenesi mundial de impressão; Desde o momento em que o escritório sem papel foi articulado pela primeira vez até 2000, estima-se que a produção global de documentos em papel de todos os tipos dobrou. Desde então, no entanto, a produção estabilizou e subseqüentemente começou a declinar.
A implementação de escritórios sem papel pode produzir benefícios ambientais desejáveis. A produção de papel contribui tanto para o desmatamento quanto para a poluição, além da produção de gases de efeito estufa que, segundo se diz, exacerba o aquecimento global. Além disso, as tintas utilizadas na produção de documentos podem conter componentes nocivos que, em volume, também têm um impacto adverso no meio ambiente.
Muitos arquivos podem ser digitalizados, e as empresas que implementam programas sem papel incluem a digitalização de registros em papel existentes como parte desses programas. Muitas empresas descobriram que armazenam muitos registros em papel de que não precisam, como cópias de extratos mensais enviados aos clientes. Além de reduzir o volume de documentos em papel armazenados, as organizações submetidas a programas de digitalização puderam dedicar espaço a outros fins que não o armazenamento de documentos.
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