Um escrit?rio sem papel ? um ambiente de trabalho que opera com a maioria ou todos os seus documentos em formato digital, armazenados eletronicamente e de f?cil acesso. ? baseado na ideia de que muitas das fun??es anteriormente baseadas em papel dos escrit?rios tradicionais foram digitalizadas. ? medida que os computadores se tornaram onipresentes no ambiente de trabalho ocidental, os l?deres de opini?o come?aram a imaginar um local de trabalho onde a realiza??o de neg?cios digitalmente n?o apenas agilizaria o processo de neg?cios, mas tamb?m eliminaria amplamente a necessidade de papel.
A id?ia b?sica subjacente ao escrit?rio sem papel ? que, na maioria dos casos e na maioria dos setores, os documentos n?o precisam ser impressos. Os contratos, por exemplo, podem ser criados em um escrit?rio, enviados por e-mail ?s partes e assinados eletronicamente, com cada parte fornecendo uma c?pia autenticada do documento assinado. Os projetos podem ser armazenados e acessados ??on-line, com o progresso da constru??o monitorado digitalmente. Os restaurantes podem otimizar suas opera??es e minimizar erros, digitalizando seus sistemas de pedidos de alimentos. A maioria das empresas realiza pelo menos algumas de suas transa??es financeiras eletronicamente.
Al?m de simplesmente reduzir o volume de papel no local de trabalho, uma vantagem significativa da digitaliza??o de documentos ? que a vers?o mais recente est? instantaneamente dispon?vel para todos. O acesso a informa??es precisas e atualizadas ? especialmente crucial na ?rea da sa?de, onde os registros dos pacientes s?o tradicionalmente mantidos em arquivos em papel em v?rios locais. O potencial de erro ? substancial quando depende desses arquivos. Alguns pacientes, no entanto, carregam seus dados m?dicos pertinentes em um dispositivo de armazenamento digital que ? atualizado sempre que visita um profissional de sa?de. Esses dispositivos, espelhados pelos registros mantidos em um banco de dados central, s?o uma grande contribui??o para reduzir a depend?ncia de papel dos profissionais de sa?de e a vulnerabilidade aos problemas associados a ele.
Comparado aos registros digitalizados, o papel tem muitas desvantagens. Os documentos em papel exigem uma quantidade significativa de tempo da equipe para o manuseio – cria??o de documentos e, em seguida, armazenamento e recupera??o. A correspond?ncia acrescenta outra camada de tempo e dinheiro ao manuseio de papel. Os documentos em papel tamb?m devem ser armazenados, em ordem alfab?tica ou por data de cria??o, e a ?nica maneira de recuperar um documento em papel ? saber como ele foi armazenado. Al?m disso, os gerentes t?m plena consci?ncia de que um documento mal arquivado geralmente ? um documento perdido.
Um dos obst?culos mais significativos para o escrit?rio sem papel ? o fator humano – ou seja, a maioria das empresas ? tradicionalmente orientada para o papel e ? dif?cil mudar velhos h?bitos. Por exemplo, muitos documentos eletr?nicos s?o frequentemente impressos e arquivados simplesmente como rotina. Al?m disso, a crescente sofistica??o e capacidade das impressoras e copiadoras possibilita a impress?o de documentos com uma qualidade que antes estava dispon?vel apenas em impressoras comerciais, mas por uma fra??o do seu custo. Isso levou a um frenesi mundial de impress?o; Desde o momento em que o escrit?rio sem papel foi articulado pela primeira vez at? 2000, estima-se que a produ??o global de documentos em papel de todos os tipos dobrou. Desde ent?o, no entanto, a produ??o estabilizou e subseq?entemente come?ou a declinar.
A implementa??o de escrit?rios sem papel pode produzir benef?cios ambientais desej?veis. A produ??o de papel contribui tanto para o desmatamento quanto para a polui??o, al?m da produ??o de gases de efeito estufa que, segundo se diz, exacerba o aquecimento global. Al?m disso, as tintas utilizadas na produ??o de documentos podem conter componentes nocivos que, em volume, tamb?m t?m um impacto adverso no meio ambiente.
Muitos arquivos podem ser digitalizados, e as empresas que implementam programas sem papel incluem a digitaliza??o de registros em papel existentes como parte desses programas. Muitas empresas descobriram que armazenam muitos registros em papel de que n?o precisam, como c?pias de extratos mensais enviados aos clientes. Al?m de reduzir o volume de documentos em papel armazenados, as organiza??es submetidas a programas de digitaliza??o puderam dedicar espa?o a outros fins que n?o o armazenamento de documentos.
Inteligente de ativos.