Os benef?cios de um sistema de arquivamento digital s?o numerosos e incluem custos reduzidos para a empresa, benef?cios para o meio ambiente e maior facilidade de classifica??o e localiza??o e movimenta??o de documentos. O processo inicial de cria??o de um sistema de arquivamento digital pode ser um pouco mais desafiador, mas muitos escrit?rios acham que um escrit?rio sem papel, ou mesmo um escrit?rio sem papel, ? ben?fico para a empresa ao longo do tempo. Outro dos benef?cios de um sistema de arquivamento digital como esse ? que ele permite que o escrit?rio opere em um ambiente menor, porque n?o ? necess?rio muito espa?o para armazenar documentos em um sistema de arquivamento em papel.
Um sistema de arquivamento digital, no qual os documentos em papel s?o digitalizados em um computador ou simplesmente criados no computador, pode ser estabelecido em diversos ambientes de escrit?rio. Os documentos podem ser impressos, se necess?rio, para serem enviados por correio a um cliente, mas, caso contr?rio, os funcion?rios do escrit?rio podem acessar os documentos no computador sem precisar desperdi?ar papel. Reduzir o uso de papel e impressora pode economizar muito dinheiro para a empresa. Al?m disso, ? muito mais ben?fico para o meio ambiente; mesmo que um escrit?rio recicle a maior parte de seu papel, a produ??o de papel ainda causa danos ao meio ambiente.
O armazenamento de um sistema de arquivamento digital ocorre inteiramente em discos r?gidos. Isso permite que milhares de documentos sejam armazenados em uma pequena ?rea, economizando um espa?o valioso no escrit?rio. Os discos r?gidos continuam aumentando no tamanho do armazenamento enquanto diminuem no tamanho f?sico, o que ? outro benef?cio. Al?m disso, ? poss?vel fazer backup de c?pias de documentos em v?rios outros discos r?gidos em locais separados por motivos de seguran?a e tornar-se mais seguro com o uso de ferramentas como senhas e criptografia. Pesquisando e puxando documentos se torna muito mais f?cil.
Realizar uma pesquisa em um disco r?gido normalmente leva apenas, no m?ximo, alguns minutos. O documento pode ser facilmente acessado e modificado, enviado por email ou impresso, conforme necess?rio. Algumas empresas acham que n?o podem ficar totalmente sem papel, mas mesmo reduzir o uso de papel, como usar um sistema de arquivamento digital para armazenar documentos mais recentes, pode fazer a diferen?a. Os escrit?rios que desejam implementar um sistema de arquivamento digital precisar?o obter ferramentas adicionais, como scanners, e poder? levar uma quantidade consider?vel de tempo para converter documentos em formul?rios digitais, mas, uma vez que o sistema esteja configurado, torna-se relativamente f?cil de manter.
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