O fluxo de trabalho é composto pelos estágios pelos quais uma empresa ou funcionário passa para fornecer um produto ou serviço aos seus clientes. Um fluxo de trabalho automatizado ocorre quando esses estágios são auxiliados por computadores ou outras máquinas. Para automatizar o processo de fluxo de trabalho, é preciso primeiro decompor as etapas envolvidas no processo. Depois que a empresa tem uma compreensão firme de cada etapa do processo de fluxo de trabalho, a criação de um fluxo de trabalho automatizado envolve a inserção do processo no software de gerenciamento de fluxo de trabalho, que automatiza o processo.
Os principais benefícios do fluxo de trabalho automatizado são que economizam tempo de trabalho para os funcionários e, portanto, economizam dinheiro da empresa. O software de fluxo de trabalho automatizado possui recursos de geração de relatórios, para que uma empresa possa identificar quando precisa de mais funcionários para lidar com a carga de trabalho ou quando a empresa tem mais funcionários do que trabalha para eles. O fluxo de trabalho automatizado elimina os processos manuais de entrada de dados ou entrega de um arquivo para a próxima pessoa que precisa trabalhar no arquivo. Em vez disso, após a conclusão da primeira tarefa, os sistemas automatizados de fluxo de trabalho alertam a próxima pessoa da próxima tarefa e todos os envolvidos no processo têm acesso às mesmas informações.
Um exemplo de fluxo de trabalho automatizado em uso é o de um hospital. Com o fluxo de trabalho automatizado, quando uma recepcionista verifica um paciente no sistema na sala de espera, a enfermeira recebe um alerta no computador de que um paciente está esperando e em qual sala. Depois que a enfermeira coleta informações do paciente e as insere no computador, o médico recebe um alerta sobre o paciente e em qual sala o paciente está esperando. Quando a enfermeira e o médico inserem informações, o fluxo de trabalho automatizado gera as informações de volta para a recepcionista, que está gerenciando a carga do paciente.
Neste exemplo, o fluxo de trabalho automatizado evita que a equipe insira dados do paciente no sistema do computador ou no arquivo do paciente várias vezes – quando a recepcionista faz check-in no paciente, quando a enfermeira o vê e novamente quando o médico o vê. Isso reduz o tempo de espera do paciente, porque depois que a recepcionista digita as informações do paciente no check-in, as informações são enviadas automaticamente para o computador da enfermeira e novamente para o médico depois que a enfermeira introduz qualquer informação adicional sobre o paciente. Esse fluxo de trabalho automatizado fornece ao hospital maior eficiência e, em última análise, permite que ele ofereça melhores cuidados aos pacientes.
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