Um funcionário do razão é responsável por inserir informações nos ledgers de conta em nome de uma empresa ou organização. As leis em muitos países exigem que os empresários mantenham registros financeiros detalhados de receitas e despesas e esses registros são revisados usados durante a preparação do imposto e as auditorias da empresa. O escriturário deve garantir que as informações financeiras sejam registradas com precisão e que os livros da empresa sejam equilibrados diariamente, semanalmente ou mensalmente.
Muitas empresas mantêm registros separados para diferentes tipos de despesas, como folha de pagamento ou estoque. Antes que os fundos sejam depositados ou retirados dessas contas, o secretário do razão pode primeiro repassar todas as transações através de um razão geral. Os depósitos são registrados no razão geral e, em seguida, debitados dessa conta e reposicionados no sub-razão apropriado. O funcionário usa os números das contas do razão para rastrear esses depósitos e saques, mas o livro de contas do Razão contém detalhes de todos os débitos e créditos da empresa.
No final de cada dia, o saldo final do razão deve refletir o total combinado do saldo inicial do dia, mais todos os créditos e menos todos os débitos. Normalmente, as empresas exigem que o funcionário equilibre a contabilidade geral diariamente. Se alguma discrepância for encontrada, o funcionário do razão deve revisar cuidadosamente todas as transações e recebimentos para identificar a origem do problema. O funcionário deve corrigir o erro e garantir que o saldo final seja preciso. Em algumas nações, os funcionários não são obrigados a auditar os livros contábeis diariamente, mas quanto mais freqüentemente os livros são revisados, mais facilmente os funcionários podem detectar e resolver problemas.
Às vezes, os funcionários do razão são responsáveis pela preparação de relatórios financeiros e por fazer apresentações aos diretores ou proprietários da empresa. Eles podem responder perguntas sobre o desempenho financeiro da empresa consultando os dados contidos nos livros. Quando as autoridades fiscais realizam auditorias, o escriturário contábil é responsável por responder às perguntas do auditor e fornecer cópias de recibos e informações financeiras solicitadas pelos auditores.
Algumas empresas contratam contadores públicos certificados para trabalhar como balconistas. Esses indivíduos geralmente possuem um diploma universitário em contabilidade, finanças ou áreas afins e são licenciados para trabalhar como contadores. As grandes empresas podem empregar um grande número de funcionários para supervisionar as finanças de várias divisões diferentes da empresa. Às vezes, pequenas empresas contratam guarda-livros que não possuem treinamento formal em contabilidade para trabalhar como balconistas. Esses indivíduos podem ou não ter diploma universitário, mas geralmente têm alguma experiência como administradores de escritório, secretárias ou tesoureiros.