Também conhecido como fundo de maneio, um fundo para adiantamentos é um tipo de reserva de caixa que é reservada para administrar despesas menores que podem ocorrer durante as operações diárias de uma empresa. Normalmente, os rendimentos deste fundo são mantidos em moeda e moedas e são confiados a um administrador do fundo ou caixa para desembolso de acordo com as políticas e procedimentos da empresa. É provável que empresas de todos os tamanhos e tipos tenham algum tipo de caixa para pequenas despesas ou fundo de adiantamento, tornando possível comprar rapidamente material de escritório ou outros itens sem a necessidade de passar por um procedimento formal de pedido e compra.
A estrutura de um fundo para adiantamentos é geralmente muito simples. Uma pequena empresa pode gerenciar esse tipo de recurso comercial mantendo um estoque de dinheiro e moedas em uma gaveta trancada ou em um pequeno cofre no local da empresa. A maioria das empresas estabelecerá limites mínimo e máximo para a quantia total de dinheiro que pode ser mantida no fundo a qualquer momento. A definição desses limites geralmente envolve a consideração do tipo de compras que podem ser feitas com os recursos do fundo, além de considerar os preços médios desses tipos de compras.
Como acontece com qualquer tipo de conta financeira, o fundo para adiantamentos será monitorado e reconciliado periodicamente. A reconciliação geralmente requer o registro dos recibos de todas as compras feitas com os recursos do fundo desde a última reconciliação ocorrida, adicionando quaisquer depósitos feitos ao fundo e, em seguida, comparando o saldo contábil do fundo para adiantamentos com a contagem física do dinheiro mantido no fundo para adiantamentos gaveta de fundos ou cofre. Dependendo do porte da empresa, esse tipo de reconciliação pode ocorrer semanal ou quinzenalmente, mas deve ser feito pelo menos mensalmente.
Existem vários benefícios em manter um fundo para adiantamentos. A conta fornece dinheiro que pode ser usado para comprar itens essenciais sem a necessidade de preparar uma requisição, obter um número de pedido de compra e esperar que um cheque da empresa seja cortado para cobrir a compra. Por exemplo, se uma pequena empresa precisa de um cartucho de impressora imediatamente, esse item pode ser comprado com o dinheiro para pequenas despesas encontrado no fundo, a transação será registrada e, em seguida, um pedido de reembolso através dos canais de compra usuais pode ser enviado, garantindo que o fundo recebe mais dinheiro que pode ser usado para outra compra mais tarde.
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