Um livro-razão da cidade, também chamado de livro-razão da casa, é o método de contabilidade de um hotel para rastrear transações de não-hóspedes. A contabilidade do hotel é dividida em operações de front-office e back-office. O front-office normalmente lida com convidados registrados e registra suas transações no livro de hóspedes. O dinheiro que o hotel administra e que não é atribuível a um hóspede atualmente registrado passa a fazer parte do livro-razão da cidade e é administrado pelo departamento de contabilidade no back office.
Os sistemas de contabilidade usam livros para coletar as contas relacionadas. Um livro razão da cidade é uma coleção de contas relacionadas que rastreia o dinheiro que um hotel traz e que não faz parte de uma transação associada a um hóspede registrado no momento. Alguns hotéis usam terminologia diferente para esse livro-razão, chamando-o de livro-razão da casa ou livro-razão de não-hóspedes. Qualquer que seja o nome do livro-razão, entretanto, a função tende a ser a mesma nos sistemas de contabilidade padrão de hotéis.
Normalmente, os livros-razão da cidade contêm pelo menos quatro contas. O primeiro tipo de conta é configurado para pessoas físicas e jurídicas que utilizam o hotel para reuniões e eventos. O dinheiro arrecadado com esse tipo de cliente é processado pelo departamento de contabilidade do hotel, e não pela recepção. Normalmente, esses clientes recebem uma fatura ou fatura mensal que detalha as despesas associadas ao evento, em vez de despesas de uma estadia em hotel. Casamentos, conferências, seminários e reuniões de grupo são exemplos de eventos que seriam rastreados por esta conta no livro-razão.
No mesmo sentido, o segundo tipo de conta trata de transações para executivos em viagem. Se uma empresa tem uma conta aberta no hotel que permite a qualquer funcionário da empresa ficar enquanto estiver na cidade, as transações são registradas no livro razão como uma conta doméstica da empresa. O departamento de contabilidade normalmente cobra da empresa mensalmente pelos encargos gerados.
Outra conta do razão da cidade normalmente atua como uma conta de depósito de cartão de crédito. Quando um hóspede usa um cartão de crédito para fazer o pagamento, o valor é transferido do livro de hóspedes para o livro da cidade, enquanto o hotel espera que a administradora do cartão de crédito libere o pagamento. Isso reflete o fato de o hóspede não estar mais hospedado no hotel, de modo que a conta aberta não pode permanecer na recepção. Assim que o hóspede sai, o departamento de contabilidade do hotel é responsável por garantir que a administradora do cartão de crédito efetue o pagamento.
Os hóspedes que deixam de pagar suas contas ao sair também têm os valores transferidos para uma conta no livro-razão municipal. O departamento de contabilidade torna-se responsável por iniciar o processo de cobrança contra a pessoa ou fazer o acompanhamento conforme necessário. Isso garante que o departamento do hotel mais capaz de gerenciar um processo de cobrança seja atribuído à tarefa.
SmartAsset.