Um orçamento administrativo é um plano financeiro para o lado administrativo de uma empresa por um período contábil como trimestre ou ano. Inclui custos não diretamente associados à produção de bens e serviços. O controle de orçamentos é fundamental para empresas de todos os tamanhos, pois um grande orçamento pode consumir lucros e dificultar o crescimento de uma empresa. Se uma empresa é negociada publicamente, ela também tem a obrigação de proteger os acionistas com um orçamento razoável e, em alguns casos, as empresas podem ter a obrigação legal de divulgar o orçamento administrativo.
Este documento contém uma análise detalhada das despesas antecipadas para operações de suporte relacionadas aos negócios, variando de serviços jurídicos a folha de pagamento de secretariado. O orçamento administrativo define vários departamentos e suas funções e discute as alocações de fundos disponíveis. O tamanho desse orçamento pode variar, dependendo da empresa; algumas empresas têm custos indiretos associados muito altos, enquanto outras têm custos concentrados diretamente na produção.
Certas organizações devem divulgar seu orçamento administrativo. Nos governos que valorizam a transparência, este documento está disponível para revisão pelos contribuintes, e as pessoas podem enviar comentários. As empresas de capital aberto precisam discutir o orçamento em relatórios anuais e outras declarações. Da mesma forma, instituições de caridade registradas devem mostrar como usam seus fundos, e um alto orçamento administrativo pode ser um impedimento para os doadores que desejam ver a maior parte de seus fundos concentrada na entrega de bens e serviços aos necessitados.
O planejamento de um orçamento administrativo pode levar semanas ou meses. A empresa precisa ser capaz de antecipar os custos com a maior precisão possível e pode levar em consideração questões como picos inflacionários. Estabelece metas para o período contábil e pode discuti-las no orçamento. Por exemplo, o orçamento do departamento jurídico pode aumentar porque uma empresa está preparando um novo produto que requer consulta jurídica e, portanto, os gastos são justificados. Se uma empresa não puder explicar um salto repentino nas despesas administrativas, isso poderá representar problemas de comunicação ou eficiência na administração da empresa.
Contadores, analistas e outros podem consultar um orçamento administrativo de um período anterior para obter informações. Os aumentos nos custos administrativos tendem a se tornar um problema ao longo do tempo e, às vezes, esses orçamentos ficam inchados. Nessas situações, o pessoal precisa sentar-se para determinar como cortar o orçamento de maneira mais eficaz para atender às necessidades administrativas, enquanto redireciona os recursos para outros fins. Isso pode incluir reestruturação departamental e outras medidas para aumentar a eficiência e reduzir os custos associados às atividades administrativas.