Um tesoureiro comum é uma entidade que lida com a folha de pagamento e os impostos de funcionários de empresas relacionadas. Usar esse tipo de arranjo de folha de pagamento, se uma empresa for elegível para fazê-lo, pode economizar dinheiro em impostos em alguns ambientes. As empresas que desejam usar essa opção podem precisar preencher um requerimento e fornecer documentação cuidadosa para provar sua elegibilidade. A administração da folha de pagamento também deve ser feita com cuidado para atender aos padrões regulatórios.
O primeiro requisito para o uso de um tesoureiro comum é que as empresas sejam relacionadas. Isso geralmente ocorre com subsidiárias da mesma empresa. Uma clínica veterinária, por exemplo, pode ter uma divisão que oferece visitas clínicas domiciliares, um laboratório de diagnóstico e um consultório regular, todos operando de forma independente. Se um técnico veterinário fornecer suporte na prática e nas visitas domiciliares, essa pessoa seria teoricamente paga separadamente e os impostos sobre a folha de pagamento seriam acumulados para ambos os empregadores.
Com um tesoureiro comum, esse funcionário poderia ser pago por um departamento de folha de pagamento terceirizado que representa todas as divisões, atendendo ao próximo requisito para tais acordos. Todos os funcionários devem ser pagos apenas por essa entidade, não por departamentos de folha de pagamento individuais. O tesoureiro atua efetivamente como um empregador, compensando as horas trabalhadas, deduzindo conforme apropriado e declarando os impostos sobre a folha de pagamento. Toda a documentação fiscal é enviada de uma só vez; o técnico veterinário não receberia pagamentos e extratos separados por visitas domiciliares e trabalho na própria clínica.
Se os regulamentos para um tesoureiro comum forem seguidos, as empresas podem evitar algumas obrigações fiscais excessivas. A prática também pode agilizar a folha de pagamento e o faturamento, o que pode trazer economia adicional para a empresa. Para os funcionários, pode oferecer algumas vantagens ao eliminar a confusão de vários pagamentos e declarações de impostos, o que pode tornar muito mais fácil o preenchimento de impostos pessoais precisos. Os auditores podem revisar periodicamente os registros e práticas para confirmar se uma entidade ainda se qualifica como pagador comum e pode ser tratada como tal.
Empresas separadas sem um relacionamento não podem usar esta configuração para lidar com a folha de pagamento. Os pagamentos e a documentação fiscal dos funcionários devem ser fornecidos separadamente. Da mesma forma, se os departamentos de folha de pagamento individuais forem mantidos, isso viola o contrato comum de pagamento. As empresas que desejam estabelecer tais acordos podem se reunir com contadores e advogados fiscais para discutir o plano. Eles podem obter conselhos específicos sobre como organizar o sistema para ficar dentro da lei e maximizar a eficiência.