Um balancete ajustado inclui uma série de transações que são usadas para corrigir erros e realocar valores. Um balancete é uma lista completa de todas as contas do razão geral usadas para rastrear a atividade comercial e seus valores. O balancete é usado para criar a declaração de renda, balanço patrimonial e documentos de fluxo de caixa. Todos esses relatórios constituem as demonstrações financeiras emitidas para investidores, financiadores e proprietários de empresas.
Quando um negócio é iniciado, as contas do razão geral são criadas para contabilizar as diferentes atividades necessárias para administrar um negócio. Os nomes reais das contas podem variar, mas o objetivo principal das contas é padrão. Todo negócio precisa manter o controle do caixa, contas a pagar e a receber, folha de pagamento, empréstimos e o valor investido no negócio.
No final do ano fiscal, o balancete é revisado para garantir que os valores em cada conta sejam precisos e completos. Durante este processo, erros e omissões podem ser identificados. Uma lista ou diário dos erros é criada e gerenciada pelo contador como parte do processo de revisão. O impacto dessas mudanças pode ser visto no balancete ajustado.
Alguns ajustes necessários às contas do balancete não se concentram em correções de erros, mas em esclarecimentos. Por exemplo, uma única conta para investimentos pode ser usada para rastrear todas as atividades de investimento. Se houver uma combinação de investimentos de longo e curto prazo durante o ano, pode ser melhor criar contas separadas do razão geral e ajustar os valores para refletir essa separação. Essa alteração aumentará a clareza e pode ser usada para monitorar o desempenho a longo prazo.
Existem padrões internacionalmente aceitos que regem as decisões sobre o que está incluído no balancete, ajustes aprovados e procedimentos para cenários comuns. Esses procedimentos contábeis geralmente aceitos (GAAP) são bastante detalhados e fornecem instruções para garantir que haja consistência nos relatórios financeiros. As notas das demonstrações financeiras devem listar quaisquer desvios do GAAP.
Antes do encerramento dos registros contábeis do exercício, a lista de lançamentos corretivos é lançada no sistema contábil. Esses lançamentos de ajuste têm um impacto direto nas demonstrações financeiras e geralmente são mantidos em um documento ou fichário separado. Cada entrada inclui referência à documentação de apoio ou uma explicação para o ajuste. Em algumas circunstâncias, os ajustes não podem ser lançados no sistema financeiro, mas são feitos diretamente no balancete.
A versão final, depois de feitos todos os ajustes, é conhecida como balancete ajustado. A reconciliação entre as versões original e ajustada deve incluir todas as transações listadas no diário de ajuste. As demonstrações financeiras podem então ser emitidas, usando os valores e contas listados no balancete ajustado.