Também conhecida como gestão de fundos, “administração de fundos” é um termo utilizado para descrever as diversas atividades associadas à gestão de ativos contidos em algum tipo de esquema de investimento coletivo. O fundo em questão pode ser algum tipo de fundo mútuo, um fundo de hedge, fundo de pensão ou mesmo um fundo de investimento. Dependendo do tamanho e da complexidade do fundo, um único administrador ou gestor pode supervisionar e executar todas essas atividades, ou ser auxiliado por uma equipe.
O escopo exato das responsabilidades que vão para a administração do fundo irá variar, com base nas particularidades de como o fundo é organizado, a finalidade subjacente do fundo e as disposições que o administrador deve cumprir no processo de gestão do dia a dia. Um traço comum na maioria dos exemplos de gestão de fundos tem a ver com a garantia de que os ativos adquiridos e mantidos pelo fundo estão produzindo retornos dentro de faixas aceitáveis. Paralelamente, o administrador é responsável por zelar para que os desembolsos do fundo sejam feitos de acordo com a legislação aplicável e os documentos constitutivos que estabeleceram o regime de investimento coletivo.
Grande parte do processo de administração de fundos tem a ver com a execução de tarefas específicas em uma base diária, semanal ou mensal. Por exemplo, os registros contábeis do fundo são normalmente reconciliados com relatórios diários sobre as participações do fundo, junto com uma reconciliação mensal com o extrato do corretor que é emitido a cada trinta dias. Como parte dessa reconciliação, o processo de administração envolve a liquidação de quaisquer negociações realizadas durante o dia útil e também a documentação de quaisquer dividendos ou juros recebidos. O cálculo e o agendamento do pagamento de dividendos ou juros aos investidores do fundo podem ser feitos semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.
A administração do fundo também envolve a preparação de documentos de final de ano que fornecem uma avaliação precisa das receitas e despesas associadas ao fundo do início ao fim do período. Muitos fundos são estruturados para exigir que esses relatórios sejam concluídos até uma determinada data e disponibilizados tanto para os membros do fundo quanto para as agências fiscais apropriadas. Assim que os relatórios anuais de fim de ano forem concluídos, os gerentes de fundos irão supervisionar a preparação de formulários de declaração de impostos para agências locais, estaduais e federais.
Caso um fundo deva ser dissolvido por algum motivo, o processo de administração do fundo envolverá o fechamento dos registros contábeis, a liquidação de quaisquer dívidas do fundo e o pagamento dos desembolsos finais aos investidores do fundo. Esse processo deve ser concluído de acordo com as leis e regulamentações estabelecidas pelas agências governamentais que supervisionam as transações de investimento no país onde o fundo está estabelecido. Dependendo das leis locais e da estrutura do fundo, o processo pode levar apenas algumas semanas ou exigir um ano ou mais para concluir a dissolução.