Uma conta provisória é uma designação especial dentro de um processo contábil que é usada como uma classificação temporária para desembolsos ou recebimentos que requerem análise adicional antes de fazer uma atribuição permanente nos registros. As contas desse tipo têm uma função útil, pois costumam ser usadas como meio de contabilizar as transações que carecem de informações suficientes para classificá-las adequadamente. A presença da conta permite tempo para pesquisar a natureza de cada transação e esclarecer quaisquer problemas que impeçam a postagem do item no local apropriado dentro dos livros contábeis. Empresas de todos os tamanhos normalmente incluem uma conta suspensa em seu esquema contábil, garantindo assim que as transações monetárias com algum problema relacionado sejam resolvidas em tempo hábil e não sejam perdidas nos processos gerais de contabilidade.
Um uso comum de uma conta suspensa é um local para estacionar temporariamente recibos duvidosos. Recibos desse tipo podem conter um número de conta inválido, dificultando o lançamento dos recibos no item de linha adequado, como uma fatura. Um recibo com esse tipo de problema permanecerá na conta suspensa até que a discrepância seja resolvida e o item seja retirado da conta e colocado na seção correta dos registros.
Algumas empresas utilizam uma conta provisória como meio de contabilizar temporariamente os desembolsos que devem ser cobrados de um departamento, mas onde há alguma diferença de opinião sobre qual departamento deve absorver o custo do desembolso. Enquanto são tomadas as decisões sobre como cobrar o desembolso, o item permanece na conta e só é removido se for decidido qual departamento ou departamentos irão absorver a despesa. Nas situações em que for decidido que a despesa está relacionada com a função geral do negócio, o desembolso pode ser transferido e debitado ao fundo geral da empresa.
A ideia da conta suspensa também é encontrada no banco sem agência, ou BB. Por exemplo, se um cliente enviar o pagamento por transferência eletrônica ao banco de um fornecedor, os fundos serão colocados em uma conta provisória até que sejam realmente depositados na conta bancária do fornecedor. Isso permite que a transação seja devidamente contabilizada no período intermediário. Como bônus para o banco recebedor, o saldo da transferência acumula juros pelo curto período de tempo na conta.
Em todas as suas aplicações, a principal função da conta provisória é garantir que os registros contábeis sejam mantidos com precisão e que nenhuma transação seja esquecida no processo de lançamento. Quando surge algum problema com uma transação, ou a transação está em processo de execução, a conta funciona como uma área de retenção temporária até que o assunto seja totalmente resolvido. Assim que a transação estiver pronta para ser concluída, o item é transferido para fora da conta e para o ponto correto de rescisão dentro dos registros contábeis.