Uma declaração de condição é um documento que funciona como um resumo da condição financeira geral de uma empresa ou outra entidade. O demonstrativo é geralmente dividido em duas seções, tornando relativamente fácil comparar os ativos circulantes possuídos com o valor de quaisquer passivos pendentes. Em muitos aspectos, a declaração de condição se parece muito com um balanço patrimonial padrão mantido em registros contábeis e às vezes é considerada nada mais do que uma versão ligeiramente diferente de um balanço patrimonial.
O objetivo da declaração de condição é a criação de um documento pró-ativo que permita apurar rapidamente o patrimônio líquido da empresa ou organização. Para realizar essa tarefa, a primeira parte do documento se concentrará em todos os ativos de propriedade atualmente. Isso inclui vários tipos de bens imóveis, incluindo edifícios de escritórios, fábricas ou até mesmo terrenos não urbanizados. Outros ativos, como títulos e saldos de caixa em várias contas, também são listados. Essencialmente, qualquer ativo que possa ser convertido em dinheiro com relativa facilidade é incluído no estoque de ativos produtivos.
Na segunda parte de uma declaração de condição, todos os passivos pendentes são listados. Isso pode incluir hipotecas, empréstimos comerciais, patrimônio líquido ou qualquer outro tipo de passivo que a entidade seja responsável por pagar em algum momento no futuro. Depois que uma lista completa de passivos é criada, é uma tarefa fácil comparar o valor dos ativos com o dos passivos e determinar o valor líquido da organização.
Às vezes, é necessária uma declaração de condição quando uma empresa está buscando um empréstimo de algum tipo ou quando há discussão de uma aquisição ou fusão com outra empresa. Cada rubrica contida no demonstrativo é respaldada por documentação encontrada nos registros contábeis mantidos pela organização, tornando muito fácil a verificação de qualquer valor listado entre os ativos ou passivos. Nesse sentido, a declaração de condição tem a mesma finalidade que um balanço.
Algumas empresas compilarão uma declaração de condição periodicamente como meio de obter um instantâneo rápido da condição financeira atual da empresa. Ao revisar a composição dos ativos e compará-los com os passivos, os empresários podem determinar se a empresa parece estar perdendo terreno, mantendo seu status ou passando por um período de crescimento. No caso de os detalhes incluídos na declaração indicarem que o negócio está estagnado ou começando a registrar uma redução no patrimônio líquido, a revisão das informações possibilita o início de um brainstorming de como melhorar essa condição durante o próximo período contábil.