Uma declaração de receitas e despesas é um tipo de documento financeiro projetado para identificar todas as formas de receita recebida em um determinado período, ao mesmo tempo que documenta todos os pagamentos ou despesas relacionados ao mesmo período. Além de servir como meio de montagem de dados históricos, também é possível compilar esse tipo de relatório para um período futuro, baseando a combinação de despesas e receitas nas projeções de atividade para esse período. Com qualquer um dos aplicativos, a ideia é utilizar os dados para fins de análise do equilíbrio entre receitas e despesas e determinar se o resultado da atividade atende aos melhores interesses da operação comercial.
Um dos objetivos da declaração de receitas e despesas é criar uma ferramenta que seja útil na tarefa de gestão financeira. Para tanto, são considerados todos os tipos de receitas e despesas relevantes para o período. Isso significa que tanto a receita realizada quanto a não realizada que é conhecida no momento são incluídas nos detalhes do demonstrativo, junto com as obrigações de dívida pagas e não pagas. Existem algumas exceções que podem ser aplicadas, como a exclusão da receita gerada pela venda de um ativo de capital, ou a receita ou vendas relacionadas com um legado.
O valor de uma declaração de receitas e despesas, seja para um período de tempo recentemente concluído ou como uma projeção para um período futuro, é para se ter uma ideia sobre o bem-estar financeiro da empresa. Essa abordagem possibilita a análise de informações básicas que podem, por sua vez, desencadear algumas mudanças na forma como a empresa administra a dívida ou na forma como os recursos disponíveis são utilizados. Junto com empresas que funcionam para obter lucro, outras organizações como clubes, sociedades ou mesmo hospitais operados por organizações de caridade podem fazer uso desta ferramenta específica para rastrear a relação entre a receita e a gestão da dívida.
Na melhor das hipóteses, a declaração de receitas e despesas indicará que o nível atual de geração de receitas de várias fontes é suficiente para sustentar a operação, dado o montante da dívida que está sendo administrada atualmente. Ao comparar cada declaração de receita e despesa associada a vários períodos sucessivos, é possível identificar tendências positivas ou negativas que podem ser avaliadas mais de perto e, possivelmente, gerar ideias sobre como organizar as finanças da empresa para obter melhores vantagens. Isso pode aumentar as chances de fortalecer a posição financeira da empresa ou, pelo menos, manter os danos a essa estabilidade o mais baixo possível durante algum tipo de crise econômica mais ampla.