Uma divis?o de compras ? um departamento ou se??o que tem a responsabilidade de adquirir os bens e servi?os necess?rios para operar uma empresa ou munic?pio. Para cumprir essa responsabilidade, a divis?o geralmente recebe autoridade para negociar contratos com fornecedores, limitar valores de compra e gerar pedidos para corresponder ?s requisi??es aprovadas. Uma divis?o de compras tamb?m pode ser autorizada a emitir Solicita??es de Propostas (RFPs), a fim de identificar os melhores fornecedores para um determinado bem ou servi?o. Gra?as ?s comunica??es modernas, existem v?rios excelentes sistemas de compras eletr?nicas que podem auxiliar uma divis?o na fun??o di?ria de pedidos, rastreamento e recebimento desses bens e servi?os.
Uma das principais vantagens de uma divis?o de compras ? que a centraliza??o da fun??o de aquisi??o possibilita a padroniza??o dos procedimentos de compra. Isso muitas vezes pode levar a um melhor controle do processo cont?bil, uma vez que todo o pedido ? feito por meio de um ?rg?o central, em vez de cada departamento ou divis?o da empresa ou outra entidade que solicita bens e servi?os por conta pr?pria. Como as compras s?o realizadas por meio de um pipeline, ? muito mais f?cil acompanhar as despesas e mant?-las dentro do razo?vel.
Outro benef?cio para a divis?o de compras ? a capacidade de fazer compras por volume nos itens necess?rios em v?rios departamentos. Por exemplo, sistemas de compras que podem rastrear o uso de material de escrit?rio em todos os departamentos podem ajudar a determinar quantas resmas de papel s?o necess?rias para manter a empresa operacional dentro de um determinado per?odo de tempo. Usando esses dados, as pessoas envolvidas na compra de compras geralmente podem comandar um pre?o unit?rio mais baixo colocando um ?nico pedido grande com um fornecedor, economizando assim o dinheiro da empresa. Isso seria dif?cil de realizar sem algum tipo de processo central de compras.
N?o ? incomum que uma divis?o de compras tamb?m convide fornecedores a participar de um processo de licita??o para os neg?cios da empresa. Isso significa que a divis?o tem a capacidade de iniciar e supervisionar contratos de compras com taxas especiais para v?rios bens e servi?os, pelo menos por um determinado per?odo de tempo. A divis?o pode usar esse modelo como parte da aquisi??o de suprimentos ou mesmo da constru??o, se a empresa ou o munic?pio estiver envolvido em um projeto de constru??o.
Em geral, os programas de compras s?o estruturados para operar com integridade e honestidade. Normalmente, h? uma s?rie de freios e contrapesos embutidos no sistema para dificultar a contornar os procedimentos estabelecidos ou para as pessoas que trabalham na divis?o receberem uma compensa??o especial em troca de um contrato de fornecedor. Como qualquer departamento ou divis?o que lide com finan?as de qualquer tipo, uma divis?o de compras ? auditada regularmente, normalmente pelo menos uma vez por ano. Isso ajuda a garantir que os procedimentos sejam seguidos e que todas as transa??es sejam conduzidas de maneira legal e ?tica.
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