Uma divisão de compras é um departamento ou seção que tem a responsabilidade de adquirir os bens e serviços necessários para operar uma empresa ou município. Para cumprir essa responsabilidade, a divisão geralmente recebe autoridade para negociar contratos com fornecedores, limitar valores de compra e gerar pedidos para corresponder às requisições aprovadas. Uma divisão de compras também pode ser autorizada a emitir Solicitações de Propostas (RFPs), a fim de identificar os melhores fornecedores para um determinado bem ou serviço. Graças às comunicações modernas, existem vários excelentes sistemas de compras eletrônicas que podem auxiliar uma divisão na função diária de pedidos, rastreamento e recebimento desses bens e serviços.
Uma das principais vantagens de uma divisão de compras é que a centralização da função de aquisição possibilita a padronização dos procedimentos de compra. Isso muitas vezes pode levar a um melhor controle do processo contábil, uma vez que todo o pedido é feito por meio de um órgão central, em vez de cada departamento ou divisão da empresa ou outra entidade que solicita bens e serviços por conta própria. Como as compras são realizadas por meio de um pipeline, é muito mais fácil acompanhar as despesas e mantê-las dentro do razoável.
Outro benefício para a divisão de compras é a capacidade de fazer compras por volume nos itens necessários em vários departamentos. Por exemplo, sistemas de compras que podem rastrear o uso de material de escritório em todos os departamentos podem ajudar a determinar quantas resmas de papel são necessárias para manter a empresa operacional dentro de um determinado período de tempo. Usando esses dados, as pessoas envolvidas na compra de compras geralmente podem comandar um preço unitário mais baixo colocando um único pedido grande com um fornecedor, economizando assim o dinheiro da empresa. Isso seria difícil de realizar sem algum tipo de processo central de compras.
Não é incomum que uma divisão de compras também convide fornecedores a participar de um processo de licitação para os negócios da empresa. Isso significa que a divisão tem a capacidade de iniciar e supervisionar contratos de compras com taxas especiais para vários bens e serviços, pelo menos por um determinado período de tempo. A divisão pode usar esse modelo como parte da aquisição de suprimentos ou mesmo da construção, se a empresa ou o município estiver envolvido em um projeto de construção.
Em geral, os programas de compras são estruturados para operar com integridade e honestidade. Normalmente, há uma série de freios e contrapesos embutidos no sistema para dificultar a contornar os procedimentos estabelecidos ou para as pessoas que trabalham na divisão receberem uma compensação especial em troca de um contrato de fornecedor. Como qualquer departamento ou divisão que lide com finanças de qualquer tipo, uma divisão de compras é auditada regularmente, normalmente pelo menos uma vez por ano. Isso ajuda a garantir que os procedimentos sejam seguidos e que todas as transações sejam conduzidas de maneira legal e ética.
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