Uma política de distribuição determina como e onde as informações e produtos são distribuídos dentro e fora de uma organização. É formulado por executivos que consideram cuidadosamente as necessidades e objetivos de uma organização ao decidir como liberar materiais. Por dentro, dados e produtos precisam ser disponibilizados para o pessoal que precisa deles enquanto gerencia riscos, como vazamentos para o exterior. A distribuição externa segue várias cadeias para obter produtos, informações e serviços para os consumidores finais, e essas cadeias devem ser cuidadosamente determinadas para proteger os interesses da organização.
Os funcionários da organização podem criar uma política formal de distribuição para lidar com informações e materiais dentro de uma organização. Eles decidem quem tem autoridade para classificar o material e como ele pode ser passado entre o pessoal que trabalha na empresa. Algumas informações, por exemplo, podem ser restritas à alta gerência porque são proprietárias. Outros dados podem ser disponibilizados gratuitamente, pois podem ser úteis para todos na organização. As políticas de distribuição podem controlar o risco de vazamentos ou acesso não autorizado e podem ajudar as empresas a rastrear as origens de um problema, limitando o número de pessoas que veem determinados materiais.
O material distribuído ao público também está sujeito a uma política de distribuição. As organizações podem disponibilizar relatórios anuais e algumas informações gratuitamente, principalmente se forem órgãos públicos ou orientados a serviços. Um grupo que promove assistência médica nos países em desenvolvimento, por exemplo, pode desejar que membros do público acessem livremente seus relatórios sobre falta de acesso a cuidados de saúde consistentes no mundo em desenvolvimento. Da mesma forma, uma agência governamental pode disponibilizar mapas ao público para uso em pesquisas e outras atividades.
Os produtos à venda passam por uma cadeia de distribuição que também está sujeita a uma política, estipulada em contrato entre a empresa e o distribuidor. As empresas querem garantir que seus produtos sejam entregues nos locais certos e podem ter preocupações sobre se um distribuidor trabalha com concorrentes, diminui os preços ou potencialmente prejudica os negócios de outras maneiras. A natureza de uma política de distribuição pode determinar como os distribuidores lidam com os produtos.
As empresas de capital aberto também mantêm uma política de distribuição de dividendos. Isso determina como e quando os dividendos são distribuídos aos acionistas. As informações sobre a política são disponibilizadas para que as pessoas saibam quando esperar dividendos e podem seguir as atividades da empresa para determinar se são consistentes com a política. As empresas que não cumprirem suas promessas para os acionistas podem ser legalmente responsáveis ou podem ser consideradas maus investimentos.
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