As propostas de contrato são documentos preparados por um fornecedor ou fornecedor na esperança de proteger os negócios de um cliente específico. Em muitos casos, essas propostas são preparadas como uma resposta a uma consulta do cliente em potencial. O objetivo final de qualquer proposta de contrato é estabelecer um relacionamento contratual entre o fornecedor e o cliente que entrará em vigor por um longo período de tempo.
Às vezes, empresas de todos os tamanhos usam seu poder de compra para garantir tarifas especiais de diferentes vendedores ou fornecedores. Embora grandes empresas usem rotineiramente essa abordagem, empresas menores às vezes se unem em cooperativas ou consórcios para combinar seu poder de compra por melhores taxas. Em ambos os cenários, não é incomum que a empresa emita o que é conhecido como RFP, ou Solicitação de proposta, para um número selecionado de fornecedores em potencial. O fornecedor que responde com uma proposta de contrato que fornece o benefício mais geral ao cliente geralmente protege os negócios e, esperançosamente, estabelece o que é um relacionamento de longo prazo entre os dois.
Uma proposta típica de contrato incluirá vários tipos importantes de informações. Primeiro, o documento fornecerá preços, com base nas necessidades do cliente. Não é incomum que os preços sejam inferiores aos preços publicados padrão fornecidos aos clientes que não possuem o mesmo nível de poder de compra. Muitos fornecedores e vendedores também incluem o que é conhecido como preço de camada, que é simplesmente uma programação de preços que fornece ao cliente descontos adicionais se o consumo do produto dentro de um determinado período exceder uma certa quantia.
Uma proposta de contrato adequada também detalha a gama de suporte que o fornecedor fornecerá ao cliente. Isso pode incluir itens como procedimentos de processamento de pedidos, garantias na entrega de mercadorias ou serviços dentro de um período de tempo específico e procedimentos para processar devoluções. Juntamente com os preços, abordar o escopo dos serviços geralmente pode fazer uma enorme diferença se a tentativa de proteger os negócios é ou não bem-sucedida.
A duração da proposta do contrato também é importante. A identificação de uma data de início e de término específica permite ao cliente entender por quanto tempo o compromisso estará em vigor. A inclusão de situações que podem permitir que cada parte anule o contrato também ajuda a proteger os direitos e responsabilidades do vendedor e do fornecedor. Muitos formatos de proposta de contrato também incluem disposições que permitem estender automaticamente o contrato, se ambas as partes forem compatíveis com essa opção.
Não existe uma maneira correta de preparar uma proposta de contrato. O formato final depende muito da determinação do que provavelmente atrairá o cliente e ganhará o negócio. Embora o uso de uma RFP como roteiro para a preparação da proposta seja sempre a melhor opção, situações em que não são fornecidas diretrizes da proposta tornam necessário que os fornecedores investiguem a natureza e as necessidades do cliente em detalhes. Idealmente, a pesquisa permitirá que o fornecedor prepare e envie uma proposta de contrato que ressoe com o cliente e possibilite estabelecer um relacionamento de longo prazo que seja mutuamente benéfico.
Inteligente de ativos.