As responsabilidades de um funcionário da cidade podem variar, dependendo de onde ele ocupa o cargo. Os funcionários da cidade estão entre os funcionários seniores de uma cidade e geralmente têm tarefas que incluem manutenção de registros vitais, gerenciamento de eleições e emissão de avisos públicos. Alguns são eleitos, enquanto outros são nomeados para o cargo por oficiais da cidade. Os moradores da cidade podem entrar em contato com o secretário da cidade para obter assistência em diversas atividades, desde a localização de certidões de nascimento até a obtenção de licenças para desfiles.
Em muitas cidades, o funcionário da cidade mantém registros de nascimentos, mortes e casamentos. Esses eventos são registrados no escritório do funcionário e ele pode fornecer cópias mediante solicitação. O funcionário também emite licenças de casamento e pode lidar com licenças para outras atividades, incluindo licenças de cães, licenças de caça etc. Como parte do trabalho, o funcionário precisa inspecionar os documentos apresentados com o objetivo de verificar a identidade e pode fazer algumas perguntas ao residente para garantir que a licença esteja sendo emitida adequadamente. No caso de perguntas sobre uma licença, o funcionário tem uma cópia em arquivo.
Os funcionários da cidade também podem gerenciar as eleições. Para eleições regionais, o secretário da cidade recebe material eleitoral de um escritório central de eleições. Nas eleições dentro da cidade, o secretário da cidade deve preparar cédulas, panfletos informativos e outros materiais. Os funcionários também mantêm equipamentos de votação, criam locais de votação e recrutam trabalhadores para ajudar na eleição. Eles devem cumprir todos os estatutos relativos às eleições, incluindo aqueles referentes a eleições especiais convocadas em caso de emergência.
Os avisos públicos emitidos por um funcionário da cidade podem incluir declarações alertando os membros do público para permitir solicitações e reuniões públicas. O trabalho também geralmente inclui a manutenção de registros nas reuniões do conselho da cidade e de vários comitês, particularmente registros de votos feitos nessas reuniões. O secretário da cidade pode publicar declarações públicas sobre o resultado das votações nas reuniões, para que os moradores sejam informados.
A maioria dos funcionários da cidade mantém o horário de expediente regular e pode receber assistência de funcionários menores se eles estiverem gerenciando registros para uma cidade grande. No caso de haver necessidade de comparecer a uma reunião fora do horário comercial, o funcionário pode receber horas extras, a menos que receba salário. Os funcionários da cidade geralmente recebem benefícios como planos de aposentadoria e assistência médica. Os salários variam, mas geralmente são competitivos com a região para incentivar a permanência na cidade. As qualificações necessárias para trabalhar nesta posição podem incluir um diploma ou experiência administrativa, dependendo dos padrões estabelecidos pela cidade.