A descrição do trabalho de um funcionário de registro varia significativamente, dependendo do setor em que o funcionário está empregado. Alguns funcionários desempenham funções de front office, como atender telefones, cumprimentar clientes novos e existentes e arquivar documentos. Outros podem ser responsáveis por explicar políticas e procedimentos ou auxiliar os clientes a se inscreverem em serviços específicos. A maioria das posições exige uma personalidade extrovertida e boas habilidades de comunicação.
Inúmeros tipos diferentes de indústrias contratam funcionários de registros. No setor hoteleiro, um funcionário de registro é responsável por verificar os clientes que entram e saem do hotel. Os funcionários do hospital inserem dados do paciente, incluindo estatísticas vitais, informações sobre seguros e informações de contato de emergência, no sistema. Os funcionários de registro também trabalham em tribunais e prédios governamentais e podem registrar documentos importantes, como certidões de casamento, certidões de nascimento e registros de patentes.
Os requisitos de educação para se tornar um funcionário de registro variam, mas a maioria exige um diploma do ensino médio ou GED. Muitas posições não exigem diploma universitário, mas preferem algum nível de experiência no setor. As posições são tipicamente iniciantes e pagam salários por hora. Embora o salário inicial seja geralmente menor que a média nacional, muitas empresas contratam de dentro para que haja espaço para avançar.
O ambiente de trabalho de um funcionário de registro também varia. Alguns trabalham em um escritório em uma recepção e se dedicam a muito pouco trabalho exigente. Outros podem ser obrigados a caminhar por todo o edifício, para que gastem muito tempo em pé. Os funcionários de registro hospitalar, por exemplo, costumam usar carrinhos de roletes e visitam os pacientes em seus quartos, para que estejam em constante movimento.
Enquanto os deveres reais de um funcionário de registro diferem de setor para setor, na maioria dos lugares, o funcionário é uma das primeiras pessoas com quem os clientes interagem, pessoalmente ou por telefone. Um funcionário com uma personalidade extrovertida cria uma boa primeira impressão para toda a empresa. Pode ser desafiador manter uma atitude positiva e otimista constante, especialmente ao lidar com clientes não amigáveis, mas é importante para o sucesso do funcionário e da empresa como um todo.
Boas habilidades de comunicação também são uma parte importante de ser um funcionário de registro. A posição geralmente exige a explicação de várias políticas e procedimentos para os clientes, e a capacidade de falar de forma lenta e clara é essencial. A capacidade de falar mais de um idioma pode ser muito benéfica, embora geralmente não seja um requisito de trabalho. Paciência também é uma boa característica, pois alguns clientes podem exigir um pouco de assistência extra ou fazer demandas excessivas.