Os códigos de contabilidade são usados para identificar os débitos e créditos que passam pelas contas gerais de uma empresa. As leis em muitos países exigem que os proprietários de negócios mantenham registros das despesas comerciais por vários anos e as autoridades fiscais podem solicitar cópias desses arquivos durante as auditorias. Os códigos da contabilidade geral permitem que os proprietários de negócios e auditores rastreiem facilmente diferentes tipos de receitas e despesas.
Muitas empresas controlam separadamente diferentes tipos de despesas e os detalhes dessas despesas são listados nos livros contábeis conhecidos como livros auxiliares. Cada livro auxiliar possui um código de identificação de conta. Embora existam contas separadas para diferentes tipos de transações, os créditos e débitos freqüentemente passam pela conta operacional principal da empresa e todos esses encargos são detalhados em um diário ou documento contábil conhecido como razão geral. Os códigos do razão geral são usados para mostrar para qual sub-razão os fundos foram transferidos após a compensação por meio da conta geral.
As leis de contabilidade em alguns países significam que as contas do razão geral devem ter um saldo zero no fechamento dos negócios, uma vez que essas contas são contas de passagem e nenhum débito ou crédito pode afetar permanentemente o saldo da conta do razão. Os contadores ou guarda-livros equilibram o razão geral comparando todos os débitos e créditos que passaram pela conta em um determinado dia. Se um débito foi usado para fazer um pagamento da conta, o contador deve compensar esse débito com um crédito que foi usado para sacar dinheiro do livro auxiliar. Às vezes, os tíquetes do razão são perdidos ou perdidos, caso em que o contador deve auditar as contas para rastrear o erro e, em seguida, escrever novos tíquetes de transferência usando os códigos do razão geral apropriados para retificar o problema.
Em alguns países, os registros do razão geral incluem uma lista dos ativos não monetários da empresa, como propriedades e contas a receber, bem como dinheiro. Consequentemente, a conta pode não ter um saldo zero devido ao valor desses ativos sendo contabilizado na equação. No entanto, as transações que envolvem contas auxiliares não devem afetar o saldo da conta geral, uma vez que essas transações devem envolver um débito e um crédito de compensação.
As grandes empresas geralmente atribuem a cada gerente de departamento pelo menos um código de razão geral, que pode ser usado para rastrear as despesas incorridas por um determinado departamento. Outros códigos do razão geral são usados por várias divisões de uma empresa porque certas despesas são incorridas por todos os departamentos, como códigos para salários de funcionários ou suprimentos de papel. Algumas empresas impõem controles rígidos sobre o compartilhamento de códigos de contabilidade geral para evitar que funcionários inescrupulosos usem códigos para desviar fundos. Muitas empresas exigem que pelo menos dois funcionários assinem tíquetes do razão geral e auditorias internas são programadas regularmente para prevenir e detectar fraudes.