Contas subsidiárias são contas associadas ao que é conhecido como razão subsidiária. Essas contas geralmente representam contas de clientes individuais e são usadas para registrar todas as transações associadas a cada um desses clientes. Quando administrada adequadamente, a soma total da consolidação das contas subsidiárias rastreadas nos registros contábeis terá um equilíbrio perfeito com o saldo da conta controle do razão geral.
A função de contas subsidiárias é importante para praticamente qualquer tipo de negócio que forneça condições de pagamento para sua base de clientes. Por exemplo, uma empresa de serviços públicos fornece serviços que são cobrados mensalmente. O cliente ou assinante então tem um período específico de tempo para pagar a fatura mensal sem a avaliação de taxas ou encargos atrasados.
Para rastrear o uso e a atividade de pagamento de cada cliente da concessionária, a empresa estabelecerá uma conta subsidiária para esse cliente nos registros contábeis. Cada uma das contas subsidiárias contém informações completas sobre todos os clientes, incluindo o número da conta atribuído a cada cliente individual. À medida que a fatura de cada cliente é emitida, esse valor faturado é inserido na conta junto com o número da fatura e a data de emissão. Assim que o pagamento dessa fatura é enviado, ele é lançado na conta, reduzindo o saldo devedor pendente.
A atividade coletiva nas contas subsidiárias também é refletida na conta controle que é mantida como parte do razão geral. Quando as faturas são emitidas, elas são contabilizadas não apenas nas contas subsidiárias, mas também na área de Contas a Pagar do razão. À medida que os clientes remetem pagamentos, eles são contabilizados na área de Contas a Receber do razão, bem como na conta subsidiária do próprio cliente. Supondo que todas as postagens necessárias sejam feitas em tempo hábil. Essa abordagem ajuda a manter os livros contábeis sempre equilibrados, ao mesmo tempo que facilita a recuperação das informações da conta e do histórico de cada cliente.
Graças ao uso de software de contabilidade, o processo de lançamento na conta de controle do razão geral e, ao mesmo tempo, lançamento nas contas subsidiárias do cliente é muito mais fácil do que no passado. Freqüentemente, o software de contabilidade é configurado para permitir a entrada de dados em uma tela. A partir daí, o software registra a postagem na conta de controle e na conta subsidiária do cliente individual simultaneamente. Essa abordagem pode ajudar a eliminar problemas como lançar na conta do cliente, mas esquecer de lançar na conta de controle do razão geral, ou vice-versa.
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