Em quase todos os casos, existem algumas despesas envolvidas na gestão de uma empresa. Estes são conhecidos como custos operacionais. Normalmente existem dois grupos de custos operacionais. Um são os custos variáveis, que não são constantes. O outro são os custos fixos, que são despesas incorridas regularmente, independentemente do volume dos negócios.
Muitas vezes, uma pessoa pode determinar se uma despesa é fixada ou não considerando como ela é paga. Se for necessário disponibilizar dinheiro para pagar por um item regularmente, é provável que seja um custo fixo. Por exemplo, uma empresa de impressão pode ter um aluguel de 20 anos em uma máquina copiadora. Os pagamentos podem ser exigidos no primeiro dia do mês. Este é um custo fixo.
Pode-se argumentar que este não é um custo fixo porque só é pago por um período de 20 anos. No entanto, é preciso perceber que, após o período de arrendamento, o aluguel precisará ser estendido ou outra máquina deverá ser alugada em seu lugar para que o negócio funcione. Por esse motivo, o aluguel da máquina é considerado um custo fixo.
Para esclarecer os custos fixos, pode-se fazer um contraste entre eles e os custos variáveis. A manutenção de uma copiadora, por exemplo, é um custo variável. Se não houver negócios, o toner da máquina não precisará ser substituído. Os reparos só serão necessários quando uma parte da máquina apresentar mau funcionamento ou quebrar. Uma vez que esses itens não requerem despesas regulares, eles não são custos fixos.
Embora os custos fixos sejam caracterizados por pagamentos regulares, isso não significa que os preços sejam fixos. Uma despesa de custo fixo pode flutuar. A hipoteca de um edifício pode ser considerada uma despesa fixa. Em alguns lugares, as taxas de hipotecas são afetadas pelas taxas de juros nacionais. Isso significa que, se a taxa de juros aumentar, o preço das hipotecas das pessoas aumentará.
A eletricidade também é geralmente considerada um custo fixo. Na maioria dos casos, a conta de luz varia de mês para mês. O valor da fatura é afetado pelo volume de negócios, mas não a ponto de haver a possibilidade de meses sem fatura. Mesmo se a empresa estiver fechada por um determinado período ou se não realizar transações com clientes por um período, ainda é provável que haja eletricidade fluindo para esse local e, portanto, uma conta precisa ser paga.